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  • Contrôler l'assiduité des élèves

Table des matières


Saisir une absence ou un retard

Saisir une absence

  1. Rendez-vous dans l'affichage Absences > Saisie > Grille des absences et retards.
  2. Sélectionnez l'élève dans la liste à gauche, puis la semaine concernée sur la réglette des semaines.
  3. Sélectionnez le type de saisie Absence puis un motif dans le menu déroulant.
  4. Cliquez-glissez votre souris sur les créneaux concernés : l'absence s'affiche en bas de votre écran.
  5. Si l'absence a été motivée à l'écrit par les responsables,  vous pouvez la régler administrativement ; sinon, publipostez une demande de justificatif.

Saisir un retard

  1. Rendez-vous dans l'affichage Absences > Saisie > Grille des absences et retards.
  2. Sélectionnez l'élève dans la liste à gauche, puis la semaine concernée sur la réglette des semaines.
  3. Sélectionnez le type de saisie Retard puis un motif dans le menu déroulant.
  4. Cliquez sur le créneau concerné : le retard s'affiche en bas de votre écran.
  5. Si nécessaire, double-cliquez dans la colonne durée pour ajuster la durée du retard.
  6. Si le retard a été motivé à l'écrit par les responsables,  vous pouvez le régler administrativement ; sinon, publipostez une demande de justificatif.

Pour aller plus loin...
  1. Rendez-vous dans l'affichage Absences > Saisie > Absences prévues par les responsables.
  2. Filtrez éventuellement les informations et la période à afficher.
  3. La date de l'absence, son motif et une explication rédigée apparaissent dans la colonne Absences prévues, ainsi que l'identité du responsable à l'origine de l'envoi.
  4. S'il existe un justificatif associé à cette absence, une coche verte apparait dans la colonne  : faites un clic droit puis sélectionnez Pièce jointe > Consulter la pièce jointe.
  5. Si vous acceptez d'enregistrer l'absence, cliquez sur Valider.
  6. Dans la fenêtre qui s'affiche, laissez la case cochée puis cliquez sur Oui : l'absence est automatiquement reportée dans dans l'affichage Absences > Saisie > Grille des absences et retards.







Publiposter une demande de justificatif aux responsables

Publiposter depuis la grille des absences et retards

  1. Rendez-vous dans l'affichage Absences > Saisie > Grille des absences et retards.
  2. Sélectionnez l'élève dans la liste à gauche, la semaine concernée sur la réglette des semaines et le mode de saisie concerné (Absence ou Retard).
  3. Double-cliquez dans la colonne Modèle de document, puis désignez le document à envoyer.
  4. Double-cliquez sur l'enveloppe, puis cliquez sur Imprimer.
  5. Un suivi correspondant à cet envoi est automatiquement créé et une échéance de traitement, définie par défaut.



Publiposter depuis le tableau de bord du CPE

  1. Rendez-vous dans l'affichage Absences > Tableaux de bord > Tableau de bord de la journée.
  2. Filtrez éventuellement les données affichées dans le tableau grâce aux boutons Classes /  Régimes et  Bourses.
  3. Sélectionnez les absences Non RA (ou les retards) de la journée en multisélection : elles s'affichent en bas de l'écran.
  4. Sélectionnez les absences dans la liste, faites un clic droit, sélectionnez Publipostage > Modèle de document puis désignez le document à envoyer.
  5. Double-cliquez sur le bouton  dans la barre de menu, en haut à gauche de l'écran.
  6. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez un type de sortie, puis cliquez sur Imprimer (ou Générer, Imprimer/Mailer selon le type de sortie choisi) ; un suivi correspondant à cet envoi est automatiquement créé.

Publiposter depuis l'affichage Publipostage

  1. Rendez-vous dans l'affichage Absences > Publipostage > Publipostage des absences et retards.
  2. Filtrez éventuellement les données affichées dans le tableau.
  3. Sélectionnez une période grâce au menu déroulant situé en haut à droite de l'écran.
  4. Triez le tableau selon le critère de votre choix en cliquant en haut de la colonne correspondante.
  5. Sélectionnez les absences (ou les retards) à traiter en multisélection, faites un clic droit puis sélectionnez Modifier > Modèle de document.
  6. Double-cliquez sur le bouton  dans la barre de menu, en haut à gauche de l'écran.
  7. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez un type de sortie puis cliquez sur Imprimer (ou Générer, Imprimer/Mailer selon le type de sortie choisie) ; un suivi correspondant à cet envoi est automatiquement créé.



Régler administrativement une absence / un retard

Consulter un justificatif envoyé depuis l'Espace Parents

Vous pouvez consulter les justificatifs d'absence / de retard envoyés par les responsables dans les affichages suivants :

  • Absences > Saisie > Grille des absences et retards
  • Absences > Saisie > Absences prévues par les responsables
  • Absences > Saisie > Liste des absences et retards
  • Absences > Tableaux de bord > Tableau de bord de la journée
  • Absences > Publipostage > Publipostage des absences et retards
  • Absences > Suivi > Suivi des absences et retards par élève
  • Absences > Suivi > Suivi des absences et retards non réglés
  • Absences > Suivi > Absences et retards justifiés par les parents
Pour traiter le justificatif, sélectionnez l'absence / le retard, faites un clic droit puis sélectionnez la commande concernée.

Modifier le statut "justifié" / "non justifié" d'une absence ou d'un retard

Une absence (ou un retard) peut être "justifiée" ou non par défaut, selon le paramétrage du motif associé. Ce statut est modifiable manuellement si besoin dans tous les affichages qui comportent une colonne Justifiée (parfois abrégée Just.), en double-cliquant dans cette dernière : 

  • Absences > Saisie > Grille des absences et retards
  • Absences > Saisie > Absences prévues par les responsables
  • Absences > Saisie > Liste des absences et retards
  • Absences > Tableaux de bord > Tableau de bord de la journée
  • Absences > Publipostage > Publipostage des absences et retards.

Indiquer qu'une absence (ou un retard) a été réglée administrativement

Vous pouvez indiquer qu'une absence a été réglée administrativement dans tous les affichages qui comportent une colonne RA, en double-cliquant dans cette dernière :

  • Absences > Saisie > Grille des absences et retards
  • Absences > Saisie > Absences prévues par les responsables
  • Absences > Saisie > Liste des absences et retards
  • Absences > Tableaux de bord > Tableau de bord de la journée
  • Absences > Publipostage > Publipostage des absences et retards
  • tous les affichages de l'onglet Absences > Suivi.



Faire le point sur l'assiduité d'un élève

Tableau de bord de la journée

Le tableau de bord est un affichage dédié aux personnels qui ont besoin d'avoir à n'importe quel moment une vue d'ensemble sur les absences, présences et autres événements en cours dans l'établissement.



Onglet Suivi

Les quatre affichages de l'onglet Suivi vous permettent d'accéder à un récapitulatif des suivis saisis pour chaque absence ou retard.

Depuis ces affichages, vous pouvez notamment :

  • publiposter une demande de justificatif aux responsables
  • convoquer un élève à la vie scolaire
  • ajouter des éléments de suivi pour l'absence (ou le retard) concernée
  • démarrer une conversation avec les responsables directement depuis cette fenêtre.

Onglet Récapitulatifs par élève

Les cinq affichages de l'onglet Récapitulatifs par élève vous permettent de mettre en perspective différentes informations concernant l'assiduité et la ponctualité d'un élève sur une période donnée.

Dans l'affichage Absences > Récapitulatifs par élève > Récapitulatifs des absences, retards et passages à l'infirmerie, effectuez un filtrage des absences et retards de l'élève par motif.

Dans l'affichage Absences > Récapitulatifs par élève > Récapitulatifs des absences et retards par mois, identifiez les élèves concernés par les alertes et signalements pour absentéisme.

Dans l'affichage Absences > Récapitulatifs par élève > Détail par demi-journée des absences et retards, obtenez le taux de présence de chaque élève.



Publiposter les courriers d'alerte et de signalement pour absentéisme

En début d'année, vous paramétrez les seuils d'alerte aux familles et à l'académie : les élèves qui dépassent ces seuils d'absence (calculés en demi-journée) sont clairement identifiables dans l'affichage Absences > Tableaux de bord > Tableau de signalement des absences.

Publiposter les courriers d'alerte aux responsables

  1. Rendez-vous dans l'affichage Absences > Tableaux de bord > Tableau de signalement des absences.
  2. Choisissez le mois à prendre en compte dans le menu déroulant.
  3. Si des élèves ont atteint le seuil d'alerte, leur nombre apparaît dans la case Alerte aux parents ; cliquez sur sur cette case pour afficher la liste des élèves concernés.
  4. Sélectionnez tous les élèves, faites un clic droit et choisissez Alerter la famille.
  5. Laissez le modèle de document proposé par défaut ou cliquez sur À choisir pour choisir un autre modèle de document de la catégorie Signalement.
  6. Cliquez sur Imprimer.




Publiposter les courriers de signalement à l'académie

  1. Rendez-vous dans l'affichage Absences > Tableaux de bord > Tableau de signalement des absences.
  2. Choisissez le mois à prendre en compte dans le menu déroulant.
  3. Cliquez sur le nombre d'élèves ayant dépassé le seuil de signalement à l'académie : la liste des élèves concernés s'affichent en dessous.
  4. Sélectionnez tous les élèves, faites un clic droit et choisissez Signaler à l'académie.
  5. Laissez le modèle de document proposé par défaut ou cliquez sur À choisir pour choisir un autre modèle de document de la catégorie Signalement ; vous pouvez en même temps envoyer un courrier informant le signalement aux parents. 
  6. Imprimez ou envoyez le courrier par e-mail.



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