Gérer son casier numérique

Le casier numérique permet de diffuser des documents aux autres membres de l'équipe pédagogique ou aux responsables et élèves. Il peut s'agir de documents issus des modèles de courriers et documents de PRONOTE (certificat de scolarité, attestation ASSN, décharge, etc.), ou tout autre fichier issu de votre ordinateur ou de votre cloud.
Ces documents sont actualisables par leur émetteur, mais aussi par leurs destinataires si l'autorisation leur en a été donnée (coche activée dans la colonne

).
Enfin, le casier numérique permet également aux personnels et aux enseignants de créer des demandes de documents auprès des familles. Les élèves et/ou leurs responsables déposent leurs fichiers depuis leur Espace : attestation d'assurance, autorisation de sortie, etc.

Table des matières

1. Déposer un document dans le casier numérique de l'équipe pédagogique
2. Mettre un document à disposition sur l'Espace Parents et/ou l'Espace Élèves
- Mettre à disposition un modèle de document (généré dans PRONOTE)
- Mettre à disposition un document enregistré sur votre ordinateur ou votre cloud
3. Consulter les documents disposés dans son casier numérique
4. Collecter des documents auprès des responsables

1. Déposer un document dans le casier numérique de l'équipe pédagogique

Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
Dans le menu de gauche, dans la rubrique Diffusés, sélectionnez Aux professeurs, personnels et maîtres de stages.
Cliquez sur Déposer un document, puis sélectionnez Depuis un fichier local si le document est enregistré sur votre ordinateur, ou Depuis mon cloud s'il est enregistré sur l'un des clouds proposés : Digiposte, Dropbox ou One Drive.

Remarque
L'accès aux clouds cités ci-dessus est disponible uniquement pour les établissements hébergés chez Index Éducation.
Désignez le fichier à importer : dans la fenêtre Optimisation des pièces jointes, cliquez sur le bouton Joindre le document.

Remarque
Vous pouvez éventuellement transformer le document en PDF : dans la fenêtre, sélectionnez l'option Transformer en pdf, cliquez sur Suivant, puis cliquez sur le bouton Joindre le document.
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la nature du document, puis cliquez sur le bouton Valider.
Le document est importé dans la liste. Double-cliquez dans les colonnes Destinataires.
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les destinataires concernés par la diffusion du document :
- Tous, y compris les nouveaux créés : le document sera automatiquement ajouté au casier numérique de tout nouveau professeur ou personnel ajouté en cours d'année.
- Nominativement : cliquez sur le bouton pour désigner les personnes concernées dans la fenêtre qui s'affiche.
- Par combinaison de critères : cochez des classes, groupes, matières préférentielles, professeurs principaux, fonctions et/ou familles.
Cliquez sur le bouton Valider : le document est instantanément mis en ligne. La colonne % lu indique le pourcentage des destinataires qui ont pris connaissance du document. Un clic sur ce pourcentage permet d'afficher une fenêtre qui détaille les résultats par type de destinataire.

2. Mettre un document à disposition sur l'Espace Parents et/ou l'Espace Élèves

Mettre à disposition un modèle de document (généré dans PRONOTE)

Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
Dans le menu de gauche, dans la rubrique Diffusés, sélectionnez Aux élèves et responsables.
Cliquez sur Diffuser un document issu des modèles, puis sélectionnez un modèle dans la liste qui s'affiche.

Remarque
Les documents attribués aux responsables ne sont pas attribuables aux élèves ; à l'inverse, vous pouvez ajouter les responsables en tant que destinataires lorsque vous attribuez un document aux élèves : double-cliquez dans la colonne Téléchargeable par > Responsables, puis cochez l'option souhaitée.
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la nature du document, puis cliquez sur le bouton Valider.
Le document est ajouté à la liste. Par défaut, tous les élèves ou parents sont destinataires du document. Pour modifier la liste des destinataires, double-cliquez dans la colonne Destinataires, puis sélectionnez ceux-ci soit Nominativement, soit Par combinaison de critères.
Modifiez si besoin les dates de publication du document en double-cliquant dans les deux colonnes Dates de publication.
Envoyez une notification aux destinataires pour leur signaler la mise à disposition du document : paramétrez le contenu de l'information en cliquant sur le bouton , puis double-cliquez dans la colonne Notif.

Mettre à disposition un document enregistré sur votre ordinateur ou votre cloud

Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
Dans le menu de gauche, dans la rubrique Diffusés, sélectionnez Aux élèves et responsables.
Cliquez sur Déposer un document, puis sélectionnez Depuis un fichier local si le document est enregistré sur votre ordinateur, ou Depuis mon cloud s'il est enregistré sur l'un des clouds proposés : Digiposte, Dropbox ou One Drive.

Remarque
L'accès aux clouds cités ci-dessus est disponible uniquement pour les établissements hébergés chez Index Éducation.
Désignez le fichier à importer : dans la fenêtre Optimisation des pièces jointes, cliquez sur le bouton Joindre le document.
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la nature du document, puis cliquez sur le bouton Valider.
Le document est importé dans la liste. Double-cliquez dans la colonne Destinataires > Responsables et/ou Destinataires > Élèves.
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les destinataires concernés par la diffusion du document :
- Tous, y compris les nouveaux créés : le document sera automatiquement ajouté au casier numérique de tout nouveau responsable ou élève ajouté en cours d'année.
- Nominativement : cliquez sur le bouton pour désigner les personnes concernées dans la fenêtre qui s'affiche.
- Par combinaison de critères.
Cliquez sur le bouton Valider : le document est instantanément mis en ligne. Si vous souhaitez limiter l'accès au document à une période donnée, modifiez les dates de début et/ou de fin dans la colonne Dates de publication > Du/Au.
La colonne % lu indique le pourcentage des destinataires qui ont pris connaissance du document. Un clic sur ce pourcentage permet d'afficher une fenêtre qui détaille les résultats par type de destinataire.

3. Consulter les documents disposés dans son casier numérique

Remarque
Quand un nouveau document est mis à votre disposition dans le casier, vous recevez une notification (papillon en haut à droite de l'écran) : cliquez dessus pour arriver directement sur l'affichage du casier numérique. La liste des documents non lus figurent également sur la page d'accueil de votre compte si vous avez activé le widget correspondant.

Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
Dans le menu de gauche, dans la rubrique Documents reçus, sélectionnez déposé par les professeurs et les personnels.
Cliquez sur le bouton si vous souhaitez ouvrir le dépôt de documents à vos élèves. Cochez Accepter que mes élèves déposent des documents dans mon casier numérique. L'option déposé par mes élèves apparaît alors dans le menu de gauche. Les enseignants et les personnels (notamment les AED et les personnels s'occupant des devoirs faits) peuvent ainsi ouvrir leur casier numérique aux élèves et à leurs responsables sans créer de collecte générale. Vous pouvez également autoriser cette action dans le menu Mes préférences > Communication > Messagerie.

Remarque
L'indication (1) dans le menu de gauche signale le nombre de documents qui n'ont pas encore été lus. Les documents sont classés en fonction de la nature définie par la personne à l'origine du document.
Pour consulter le document, double-cliquez dessus ou faites un clic droit, puis sélectionnez l'option Consulter. Vous pouvez également :
- Télécharger le document ;
- Mettre à jour le document (commande active uniquement si la coche est activée dans la colonne )
- Supprimer le document.

4. Collecter des documents auprès des responsables

Étape n°1 : créer une nouvelle demande de document

Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
Dans le menu de gauche, dans la rubrique Collectés, sélectionnez Vision par collecte.
Cliquez sur Collecter un document, puis, dans le menu, sélectionnez une option (À déposer par les responsables, À déposer par les responsables, au titre de l'élève ou À déposer par les élèves) ou cliquez directement sur le bouton de l'option qui vous intéresse.
Saisissez l'intitulé du document à collecter, puis validez avec la touche Entrée de votre clavier.
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les personnes concernées par la collecte :
- Tous, y compris les nouveaux créés : le document sera automatiquement ajouté au casier numérique de tout nouveau professeur ou personnel ajouté en cours d'année.
- Nominativement : cliquez sur le bouton pour désigner les individus concernés.
- Par combinaison de critères.
Cliquez sur le bouton Valider.
Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, sélectionnez une option de dépôt (avec date ou sans date limite par exemple) : en cliquant sur le bouton Valider, le document est instantanément publié sur les Espaces (sauf si vous avez choisi l'option Pas de dépôt possible par les parents / les élèves).

Remarque
En sélectionnant Pas de dépôt possible par les parents / les élèves, vous enregistrez un "brouillon" de demande : vos paramétrages sont enregistrés, mais la demande n'est momentanément pas publiée sur les Espaces concernés. Pour l'activer le moment voulu, double-cliquez dans la colonne À collecter sur l'Espace et modifiez la modalité de dépôt. Tant que la demande n'est pas publiée, vous ne pouvez pas envoyer de notification.
La liste des personnes dont vous souhaitez collecter les documents apparaît à droite de l'écran.

Remarque
Dans la colonne , un compteur indique combien de documents ont été transmis. Sur la ligne de la demande, double-cliquez dans la colonne pour désigner les personnels ou les professeurs qui sont autorisés à consulter les documents collectés.

Étape n°2 : envoyer une notification aux responsables / aux élèves

Lorsque la période de réception des documents est ouverte, vous pouvez en informer les personnes concernées par l'envoi d'une notification sur les Espaces et l'application mobile.

Cliquez sur le bouton de la colonne Notifier.
Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez modifier le titre et le contenu de la notification.
Sur la ligne de la demande, double-cliquez dans la colonne Notifier : une fenêtre apparaît.
Dans cette fenêtre, cochez la case Notifier les parents / les élèves de la demande de dépôt le (...) ; modifiez si nécessaire la date d'envoi (celle-ci correspond par défaut à la date du jour), puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Remarque
Si vous avez défini une date limite de dépôt, vous pouvez également paramétrer une notification de relance quelques jours avant la date limite.
Dans la fenêtre de confirmation de la date de notification, cliquez sur Oui.

Étape n°3 : consulter les documents transmis par les responsables

Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
Dans le menu de gauche, dans la rubrique Collectés, sélectionnez Vision par collecte.
Sélectionnez la demande de document dans la liste : la liste des individus concernés apparaît à droite de l'écran.
Grâce au menu déroulant, vous pouvez afficher tous les individus, uniquement ceux qui ont transmis le document ou, au contraire, ceux qui ne l'ont pas encore fait parvenir.
Pour consulter un document déposé, cliquez sur son intitulé dans la colonne Document déposé : le document s'ouvre dans l'application correspondante (par exemple, dans Word pour un .docx).

Remarque
Vous pouvez aussi télécharger tous les documents en une fois : cliquez sur le bouton Télécharger tous les documents, en haut à gauche de la liste, puis enregistrez le fichier Archive_[NomDeLaDemande].zip sur votre ordinateur.

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