PRONOTE Campus - Comment signer électroniquement un document ?

Comment signer électroniquement un document ?

Table des matières

Étape 1 : activer le service et attribuer les droits aux utilisateurs
- Activer le service
- Attribuer les droits aux utilisateurs administratifs
Étape 2 : créer un modèle de document ou utiliser un modèle de convention déjà existant
Étape 3 : envoyer le document à signer
Étape 4 : signature du document depuis les Espaces
Étape 5 : suivre les signatures et finaliser le processus par le responsable d'établissement
Étape 6 : consulter le document signé
- Consultation du document depuis les Espaces
- Consultation du document depuis le Client pour le responsable d'établissement

La signature électronique permet de signer des documents numériques de manière totalement dématérialisée.
Tous les modèles de documents dans PRONOTE Campus peuvent intégrer un circuit de signatures, qui permet de diffuser, puis récupérer les documents signés par toutes les parties.

Étape 1 : activer le service et attribuer les droits aux utilisateurs

Pour tous les modèles de documents, il est désormais possible de définir un circuit de signatures et récupérer le document signé par toutes les parties. Ce service doit être activé dans le

Client, en mode hébergé, par un superadministrateur pour pouvoir être utilisé. Attention, ce service peut engendrer des coûts supplémentaires. Pour plus d'informations, veuillez contacter notre service commercial.

Activer le service

Rendez-vous dans le menu Paramètres > Communication > Signature électronique.

Attribuer les droits aux utilisateurs administratifs

Rendez-vous dans le menu Fichier > Administration des utilisateurs > Profils d'utilisation.

Étape 2 : créer un modèle de document ou utiliser un modèle de convention déjà existant

Rendez-vous dans l'affichage Communication > Courriers et documents > Modèles de document.

Étape 3 : envoyer le document à signer

Rendez-vous dans l'affichage En entreprise > Stages > Liste.

Étape 4 : signature du document depuis les Espaces

Les signataires reçoivent une notification dans leurs Espaces.
La signature elle-même se déroule sur une plateforme de signature tierce sécurisée, ouverte dans un navigateur. Les signataires sont redirigés vers cette plateforme sur laquelle ils vont prendre connaissance du document. Après lecture, ils peuvent entamer le processus de signature.

Si le responsable de l'établissement ou son représentant est signataire du document, il reçoit une notification sur le Client lorsque :

un document, signé par toutes les autres parties et en attente de sa signature, arrive à expiration (1 mois après le lancement de la signature) ;
un document, en attente de signature(s) obligatoire(s), arrive à expiration (1 mois après le lancement de la signature) ;
tous les signataires obligatoires ont signé, et le document est prêt à être finalisé.

Étape 5 : suivre les signatures et finaliser le processus par le responsable d'établissement

Rendez-vous dans l'affichage Communication > Courriers et documents > Historique des envois.

Étape 6 : consulter le document signé

Si vous avez autorisé la publication du document signé lors de la configuration, celui-ci devient consultable une fois qu'il a été signé électroniquement par toutes les parties. Depuis les différents Espaces ou depuis le Client, les documents signés sont consultables à tout moment.