Base de connaissances PRONOTE Campus
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Signature électronique – Étape 2 : créer un modèle de document ou utiliser un modèle de convention déjà existant
Tous les modèles de documents peuvent être soumis à la signature. Vous pouvez créer de nouveaux modèles ou utiliser ceux déjà existants.
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Courriers et documents >
Modèles de document. - Dans la liste à gauche, créez un nouveau modèle de document ou sélectionnez l'un des modèles déjà disponible.
- À droite, cliquez sur l'onglet Partage (signature électronique et publication).
- Sélectionnez l'option Rendre éligible à la signature.
- Dans la partie Publication du document signé, cliquez sur Ajouter un rôle signataire.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les personnes destinées à signer le document et validez.
- Une autre fenêtre s'affiche pour préciser :
- les signataires ;
- les personnes dont la signature est optionnelle. Cela signifie que l'absence de signature de leur part ne bloquera pas la finalisation du processus.
- Validez.
- Vous pouvez imposer un ordre dans le circuit des signatures. Cochez l'option Imposer l'ordre des signataires. Utilisez ensuite les boutons
et 
pour modifier l'ordre. Dans tous les cas, ordre ou pas, le responsable d'établissement ou son représentant signera toujours en dernier.
Sur la ligne de certains signataires, le bouton
permet de repréciser le signataire.
Il est notamment possible de définir le représentant de l'établissement à ce moment-là. S'il est désigné, seul ce dernier sera averti des éventuels documents en attente de finalisation par ses soins. - En bas de l'affichage, configurez les paramètres liés à la publication du document signé et sa nature. Une fois que le document a bien été signé électroniquement par toutes les parties, il est alors possible de le consulter depuis les différents Espaces ou depuis le
Client.
- Cliquez ensuite sur l'onglet Contenu afin de visualiser le document qui sera transmis.
- Les nouvelles balises correspondant aux différents signataires concernés sont automatiquement intégrées en bas du document. Améliorez leur positionnement dans le document en ajoutant par exemple des espaces entre les différents blocs.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer pour prendre en compte votre nouveau document destiné à la signature.
- Le modèle de document servant à la signature électronique est facilement repérable dans la liste grâce à la coche verte visible dans la colonne
.
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