Exporter les bilans vers Parcoursup

L'export des moyennes et des appréciations des élèves de Première et Terminale vers l'application Parcoursup se déroule en deux périodes :

une première période en février ou mars, après le conseil de classe du 2ème trimestre / du 1er semestre, avec l'export des résultats des élèves de Terminale pour les deux premiers trimestres / le premier semestre,
une seconde période en juin, avec l'export des résultats des élèves de Première.

Pour chacune de ces périodes, vous suivez la même procédure, de l'étape 1 à l'étape 5. Celle-ci vous permet également de préparer vos données avant leur exportation vers LSL.

Étape 1 : vérifier les prérequis

Vérification du code SIECLE des matières

Rendez-vous dans l'affichage Ressources > Matières > Liste.

Si les matières ne possèdent pas de code SIECLE, activez la commande Imports/Exports > SIECLE > Mettre à jour les codifications puis récupérez le fichier ExportXML_Nomenclature.zip.

Le code SIECLE des matières DNL est celui de la discipline enseignée, et non celle de la langue d'enseignement.

Vérification des niveaux et filières des classes

Rendez-vous dans l'affichage Ressources > Classes > Liste.

Si besoin, sélectionnez les classes, faites un clic droit et lancez la commande Modifier la sélection > Niveau / Filière. Les élèves auront par défaut la filière de leur classe et leur bilan sera automatiquement paramétré en fonction.

Vérification des services de notation des classes

Rendez-vous dans l'affichage Ressources > Classes > Services par classe.

Pour chaque classe, vérifiez :

qu'il y a deux services distincts pour une langue enseignée en LV1 et en LV2, même si les élèves ont, en pratique, cours ensemble : le cas échéant, créez deux services.
que les services de notation de type DNL sont bien spécifiés en tant que tels : le cas échéant, double-cliquez dans la colonne ME puis sélectionnez DNL dans la fenêtre qui apparaît.

Vérification des identifiants SIECLE ou INE des élèves

Rendez-vous dans l'affichage Résultats > Vers Parcoursup > Récapitulatif des bilans exportés vers Parcoursup.

Si les élèves ne possèdent pas d'identifiant SIECLE, activez la commande Imports/Exports > SIECLE > Récupérer les identifiants des élèves et des responsables puis récupérez le fichier ExportXML_ElevesAvecOuSansAdresse.zip.

Pour les élèves scolarisés dans des établissements de l'AEFE qui n'ont ni identifiant SIECLE, ni INE, il est préconisé de renseigner le numéro d'inscription Cyclades dans le champ Numéro national de l'élève.

Vérification des appréciations de stage (lycées professionnels uniquement)

Rendez-vous dans l'affichage Résultats > Vers Parcoursup > Récapitulatif des bilans exportés vers Parcoursup.

Dans la colonne PFMP, vérifiez que les appréciations de stage sont bien remplies pour les élèves des filières professionnelles.

Si certains prérequis ne sont pas remplis, le bilan de l'élève n'est pas exportable. Il s'affiche avec une flèche rouge dans l'affichage Résultats > Vers Parcoursup >

Récapitulatif des bilans exportés vers Parcoursup.

Étape 2 : faciliter la mise en équivalence des matières en vérifiant les options

Rendez-vous dans l'affichage Ressources > Élèves > Liste.
Vérifiez les options renseignées dans les colonnes Option 1, 2, 3, 4 (...) : si vous ne les voyez pas, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour les afficher.
Si nécessaire, rendez-vous dans l'affichage Ressources > Élèves > Dossiers élèves pour rectifier une option : sélectionnez l'élève concerné, cliquez sur le bouton de la rubrique Scolarité, puis modifiez l'option dans le tableau.

Afin de faciliter la mise en équivalence des matières, assurez-vous que les options sont bien renseignées, dans cet ordre : langues, spécialités, option facultative, DNL - en principe, c'est l'ordre par défaut récupéré de SIECLE.

Étape 3 : voir et compléter le bilan d'un élève

Rendez-vous dans l'affichage Résultats > Vers Parcoursup > Bilan par élève.
Si nécessaire, modifiez la filière des élèves en cliquant sur le bouton Modifier la filière.
Si nécessaire, modifiez les matières sans équivalence (affichées en rouge) : double-cliquez dessus puis cochez le service correspondant dans la fenêtre qui apparaît - les services sans équivalent s'affichent eux aussi en rouge.

Pour éviter de répéter l'opération pour chaque élève, cochez l'option De la classe [nom de la classe] ou De la filière [nom de la filière] avant de valider : l'association établie dans la fenêtre s'applique alors à tous les élèves de la filière ou des services sélectionnés.
Si les classes dont vous traitez les données sont des classes de Terminale, les enseignants ont en principe saisi une appréciation dans la colonne Capacité à réussir de l'affichage Résultats > Vers Parcoursup > Saisie de la fiche avenir par matière. Vous pouvez modifier ces données le cas échéant.

Si les éléments de la Fiche Avenir ne sont pas remplis, les appréciations du bulletin sont exportées à la place de la colonne Appréciation de l'enseignant dans sa matière pour la Fiche Avenir.

Étape 4 : vérifier que les bilans sont exportables

Rendez-vous dans l'affichage Résultats > Vers Parcoursup > Récapitulatif des bilans exportés vers Parcoursup.
Consultez la colonne Parcoursup > Exportable :
- une flèche verte indique que tous les prérequis sont remplis - le bilan de l'élève sera exporté,
- une flèche rouge indique que certains prérequis bloquants ne sont pas remplis - positionnez le curseur sur la flèche pour visualiser dans l'infobulle desquels il s'agit.
La colonne Matières incomplètes permet de savoir quels seront les éléments manquants non obligatoires (notes, appréciations, etc.). Là aussi, positionnez le curseur sur le chiffre pour afficher l'infobulle.

Étape 5 : lancer l'export des données

Lancez l'export via la commande Imports/Exports > PARCOURSUP > Exporter les données vers Parcoursup.
Allez dans l'onglet correspondant à votre étape : Pour les Terminales ou Pour les Premières.
Dans la fenêtre qui s'affiche, sous Classes, cliquez sur le bouton pour choisir les classes à exporter.
Sélectionnez un type d'export - pour assurer la confidentialité de vos données, l'option Vers ParcourSup est préconisée.
Cliquez sur Exporter :
- si vous avez choisi l'option Vers ParcourSup, suivez la procédure dans la fenêtre qui s'affiche.
- si vous avez choisi l'option Vers un répertoire, importez le fichier généré depuis PRONOTE.

Si vous exportez à nouveau un fichier, puis l'importez dans Parcoursup, les données du premier fichier seront écrasées.

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