Base de connaissances PRONOTE-
Collecter des documents auprès des responsables
Le casier numérique permet aux personnels et aux enseignants de créer des demandes de documents auprès des familles. Les élèves et/ou leurs responsables déposent leurs fichiers depuis leur Espace : attestation d'assurance, autorisation de sortie, etc.
Étape 1 : Créer une nouvelle demande de document
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique >
Documents du casier numérique. - Cliquez sur le dossier Collecte > Documents à collecter.
- Cliquez sur Collecter un document, puis sélectionnez une option :
- À déposer par les responsables,
- À déposer par les responsables, au titre de l'élève,
- À déposer par les élèves.
- Saisissez l'intitulé du document à collecter, puis pressez la touche Entrée de votre clavier : une fenêtre apparaît.
- Sélectionnez :
- les responsables dont vous souhaitez récupérer les données (option choisie à l'étape précédente À déposer par les responsables),
- les élèves dont vous souhaitez récupérer les données (option choisie à l'étape précédente À déposer par les responsables, au titre de l'élève, ou À déposer par les élèves).
- Cliquez sur Valider : la liste des personnes dont vous souhaitez collecter les documents apparaît à droite de l'écran.
- Double-cliquez dans la colonne À collecter sur l'Espace, puis sélectionnez une option de dépôt : en cliquant sur Valider, le document est instantanément publié sur les Espaces (sauf si vous avez choisi l'option Pas de dépôt possible par les parents / les élèves).
En sélectionnant Pas de dépôt possible par les parents / les élèves, vous enregistrez un "brouillon" de demande : vos paramétrages sont enregistrés, mais la demande n'est momentanément pas publiée sur les Espaces concernés. Pour l'activer le moment voulu, double-cliquez dans la colonne A collecter sur l'Espace et modifiez la modalité de dépôt. Tant que la demande n'est pas publiée, vous ne pouvez pas envoyer de notification.
Étape 2 : Envoyer une notification aux responsables / aux élèves
Lorsque la période de réception des documents est ouverte, vous pouvez en informer les personnes concernées par l'envoi d'une notification sur les Espaces et l'application mobile.
- Cliquez sur le bouton
de la colonne Notifier...
- Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez modifier le titre et le contenu de la notification.
- Double-cliquez dans la colonne Notifier : une fenêtre apparaît.
- Dans cette fenêtre, cochez la case Notifier les parents / les élèves de la demande de dépôt le (...) ; modifiez si nécessaire la date d'envoi (celle-ci correspond par défaut à la date du jour) puis cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez défini une date limite de dépôt, vous pouvez également paramétrer une notification de relance quelques jours avant la date limite.
Étape 3 : Consulter les documents transmis par les responsables
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
- Cliquez sur le dossier Documents à collecter.
- Sélectionnez la demande de document dans la liste de gauche : la liste des documents transmis apparaît à droite de l'écran.
- Pour consulter un document déposé, cliquez sur son intitulé dans la colonne Document déposé : le document s'ouvre dans l'application correspondante (par exemple, dans Word pour un .docx).
Vous pouvez aussi télécharger tous les documents en une fois : cliquez sur le bouton Télécharger tous les documents, en haut à gauche de la liste puis enregistrez le fichier .zip sur votre ordinateur.
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