Base de connaissances PRONOTE-
Élections des parents délégués, étape 1 : paramétrer l'opération électorale
Le paramétrage de l'opération électorale s'effectue dans le Client PRONOTE, puis se poursuit sur une plateforme d'élections tierce sécurisée, ouverte dans un navigateur (voir étape 2). C'est sur cette plateforme que les membres du bureau de vote assurent le suivi des élections et que les électeurs déposent leur bulletin.
1.1. Vérification des données nécessaires
Connexion des responsables à PRONOTE
Pour accéder à la plateforme d'élections, les responsables doivent se connecter à PRONOTE. Vérifiez que tous les comptes de l'Espace Parents ont bien été activés et/ou consultés récemment : rendez-vous dans l'affichage Ressources > Élèves > Liste, puis vérifiez la colonne Dernière connexion Responsable (Cnx Resp.).
Date de naissance de l'élève
Au moment de glisser leur bulletin dans l'urne, les responsables doivent saisir la date d'anniversaire de leur enfant (mesure de sécurité). Vérifiez que les dates d'anniversaire des élèves ont bien été importées dans la base.
Numéro de téléphone et e-mail des membres du bureau
Une double-authentification est nécessaire pour que les membres du bureau puissent se connecter à leur compte. Vérifiez impérativement l'exactitude de leur numéro de téléphone et e-mail avant le début de l'élection dans la liste de ressources correspondante.
Numéro de téléphone et e-mail des électeurs
Si vous activez également la double-authentification pour les électeurs, vérifiez dans l'affichage Ressources > Responsables > Liste que numéro de téléphone et e-mail ont bien été renseignés. En cas d'inexactitude, les parents électeurs pourront modifier eux-mêmes leurs informations directement sur la plateforme d'élections, avant le début de l'élection (mais ne le pourront plus une fois l'élection démarrée).
1.2. Création des élections
Une opération électorale peut comprendre plusieurs élections (celle du collège et celle du lycée, par exemple).
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Élections parents.
- Cliquez sur Créer une opération électorale, puis sélectionnez Opération électorale réelle.
- Saisissez le titre de l'opération puis modifiez si nécessaire les dates et les heures d'ouverture et de clôture de l'opération électorale, c'est-à-dire la période pendant laquelle les électeurs pourront voter.
- Si vous souhaitez activer la double-authentification des électeurs, cochez la case correspondante.
- Modifiez si nécessaire la date de publication aux électeurs : c'est la date à partir de laquelle les électeurs pourront vérifier leurs coordonnées et consulter les listes ainsi que les professions de foi.
- Cliquez sur Créer une nouvelle élection dans l'opération électorale, saisissez un libellé puis cliquez sur Valider. Saisissez si nécessaire une deuxième élection.
- L'élection (ligne blanche) apparaît à gauche de l'écran, sous l'opération à laquelle elle appartient (ligne rose) ; sélectionnez l'élection pour poursuivre son paramétrage.
1.3. Planification des cérémonies
La cérémonie des clés et la cérémonie de dépouillement sont deux événements indispensables qui nécessitent la présence physique des membres du bureau de vote dans une même salle.
- Dans la rubrique Cérémonies, précisez la date et l'heure de la cérémonie des clés. La cérémonie des clés doit avoir lieu avant l'ouverture de l'opération électorale. Nous préconisons de l'organiser quelques jours avant par mesure de précaution.
- Désignez la salle où se déroulera la cérémonie.
- Effectuez le même paramétrage pour la cérémonie de dépouillement. Celle-ci a en général lieu rapidement après la clôture de l'opération électorale.
- Cochez la case Ajouter les cérémonies dans l'agenda des membres du bureau de vote.
1.4. Désignation des membres du bureau de vote
Désignez les membres du bureau de vote (au moins 2 administrateurs + au moins 1 assesseur par liste) parmi les personnels, professeurs et responsables légaux et en charge présents dans PRONOTE.
- Dans la rubrique Membres du bureau de vote, cliquez sur Ajouter un membre au bureau de vote.
- Désignez les administrateurs : sélectionnez le statut Administrateur > Personnel / Professeur, puis cochez les personnels et/ou professeurs à ajouter.
- Désignez les assesseurs : sélectionnez le statut Assesseur > Personnel / Professeur / Responsable, puis cochez les personnels et/ou professeurs et/ou responsables à ajouter.
- Les colonnes E-mail et Téléphone vous permettent de vérifier que les coordonnées nécessaires au bon déroulement de l'opération sont correctes. Rendez-vous dans les fiches des personnes concernées pour les mettre à jour si nécessaire.
1.5. Désignation des candidats
Vous désignez les candidats parmi les reponsables légaux et en charge présents dans PRONOTE. Une profession de foi peut être jointe à chaque liste.
- Cliquez sur Nouvelle liste de candidats, puis saisissez un libellé.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Ajouter un candidat à la liste, puis cochez les candidats à ajouter.
- Double-cliquez dans la colonne Titulaire pour désigner les candidats titulaires - les autres candidats seront considérés comme suppléants.
- Double-cliquez dans la colonne P.F. pour charger les professions de foi (format PDF uniquement).
- Cliquez sur Joindre le document.
1.6. Désignation des électeurs
Vous désignez les électeurs parmi les reponsables légaux et en charge présents dans PRONOTE.
- Cliquez sur Ajouter des électeurs.
- Cochez les responsables à ajouter. Vous pouvez cocher tous les responsables en cochant la case en haut de la liste.
- La colonne Secret vous permet de vérifier que la date de naissance de l'enfant nécessaire à l'authentification de l'électeur est renseignée dans PRONOTE. Rendez-vous dans les fiches des élèves concernés pour la saisir si nécessaire.
1.7. Transfert de l'opération électorale vers la plateforme d'élections
Une fois l'élection ou les élections paramétrées, vous devez transférer l'opération électorale vers la plateforme d'élections pour enclencher les phases suivantes.
- Sélectionnez l'opération électorale (ligne rose).
- Le logiciel vous indique si toutes les données nécessaires ont été saisies (coche verte) : apportez les modifications nécessaires le cas échéant (croix rouge).
- Cliquez sur Transférer l'opération vers la plateforme.
- Une fois le transfert effectué, la phase 2 peut commencer :
- les membres du bureau de vote peuvent accéder à la plateforme pour activer leur compte ;
- la publication des listes et des professions de foi est effective à la date indiquée lors du paramétrage de l'opération électorale.
En cas de modification (ajout d'un candidat, mise à jour de la profession de foi, etc.), il est nécessaire de transférer à nouveau l'opération électorale vers la plateforme d'élections.
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