Base de connaissances HYPERPLANNING-
Importer une liste des salles depuis un tableur
Si vous disposez d'un tableur avec la liste des salles, vous pouvez récupérer ou mettre à jour ces données dans HYPERPLANNING en quelques clics. Si la base contient déjà certaines données, vérifiez l'orthographe des libellés afin qu'HYPERPLANNING ne crée pas des doublons.
Première étape : préparation du tableur pour l'import
- Le tableur doit comprendre une ligne par salle et une colonne par type d'information (champ). Un fichier Excel exemple est fourni avec l'application dans le dossier C:\Program Files\Index Education\Hyperplanning 2024\Réseau\Client\Exemples\Fichiers Import\
- Il n'est pas nécessaire qu'il y ait une ligne d'étiquettes, mais cela peut faciliter la mise en correspondance avec les champs HYPERPLANNING lors de l'import.
- HYPERPLANNING nécessite au moins un champ parmi : Nom ou UID-identifiant.
- Si plusieurs salles appartiennent à un groupe de salles, il faut l'indiquer dans le champ Nom en respectant la syntaxe suivante : <Nom du groupe de salles>Nom de la salle
- Si plusieurs salles doivent porter le même libellé, il faut ajouter le champ Code qui doit être différent pour chacune d'elles afin qu'HYPERPLANNING crée toutes les salles correspondantes.
- Pour importer un champ non prévu dans HYPERPLANNING, comme l'équipement dont dispose la salle, il faut prévoir une colonne pour ce type d'information dans le tableur et respecter la syntaxe <Type d'information>Information pour qu'HYPERPLANNING transforme cette colonne en famille lors de l'import.
Deuxième étape : import des salles dans HYPERPLANNING
- Dans le fichier du tableur, sélectionnez les données à importer et faites Ctrl + C pour les copier.
- Rendez-vous sur n'importe quel affichage du module Plannings.
- Faites Ctrl + V pour coller les données : la fenêtre d'import s'ouvre alors.
- Sélectionnez en haut le type de donnée à importer: Salles
- Indiquez Tabulation comme séparateur de champ.
- Mettez chaque colonne en correspondance avec un champ HYPERPLANNING. Pour cela, cliquez sur la flèche à côté de l'intitulé Champ ignoré et sélectionnez dans le menu déroulant le champ auquel la colonne correspond.
- Si une colonne ne doit pas être importée, laissez Champ ignoré. Tant qu'il manque des champs requis, toutes les données s'affichent en rouge. Si certaines données restent en rouge à la fin de la mise en correspondance, c'est qu'elles ne correspondent pas au format attendu : passez le curseur dessus pour savoir pourquoi. La plupart du temps, les données sont quand même importées mais modifiées pour être conformes.
- Si vous avez copié les titres de colonne, cochez Ne pas importer les [1] premières lignes.
- Si une colonne comporte des données non prévues par HYPERPLANNING, choisissez la correspondance Famille qui vous permet de créer des champs non prévus.
- Si des colonnes importées contiennent plusieurs données (plusieurs valeurs pour votre champ personnalisé), vérifiez le signe qui les sépare dans le champ Séparateur de ressources multiples (par défaut, la virgule).
- Cliquez sur Importer : HYPERPLANNING propose de passer en mode Usage exclusif (les autres utilisateurs passent en mode Consultation le temps de l'import et vous pouvez choisir de ne pas conserver les données importées à la fin du processus).
- HYPERPLANNING affiche un rapport avec le nombre de données importées, créées ou modifiées.
- Fermez la fenêtre.
- HYPERPLANNING propose d'enregistrer le format d'import, la mise en correspondance des champs avec les colonnes sera conservée pour tous les imports futurs de ce type de données.
- Si vous êtiez en mode Usage exclusif cliquez sur le bouton
dans la barre d'outils. - Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez en enregistrant vos modifications.
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