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Come importare un elenco di corsi, gruppi, opzioni da un foglio di calcolo?
Se disponete di un foglio di calcolo con l'elenco di corsi, gruppi e opzioni, potete recuperare o aggiornare questi dati in HYPERPLANNING in pochi clic. Se la base dati contiene già alcuni dati, verificatene l'ortografia così che HYPERPLANNING non crei duplicati.
Primo step: preparazione del foglio di calcolo per l'importazione
- Il foglio di calcolo deve contenere una linea per corso / gruppo / opzione e una colonna per tipo di informazione (campo). Un file di Excel di esempio viene fornito con l'applicazione in C:\Programmi\Index Education\Hyperplanning 2024\Rete\Client\Exemples\Fichiers Import\
- Non è necessario che ci sia una linea di etichette, ma può facilitare la messa in corrispondenza con i campi di HYPERPLANNING al momento dell'importazione;
- HYPERPLANNING necessita di almeno un campo tra: Nome o Identificativo-UID;
- Se più corsi dovranno avere lo stesso nome è necessario aggiungere il campo Codice, che deve essere diverso per ciascuno di essi così che HYPERPLANNING crei tutti i corsi corrispondenti;
- Per i gruppi è necessario rispettare la sintassi seguente: <Nome del corso><Nome della suddivisione>Nome del gruppo;
- Per importare un campo non previsto da HYPERPLANNING, è necessario prevedere una colonna per questo tipo di informazione nel foglio di calcolo e rispettare la sintassi <Tipo di informazione>Informazione così che HYPERPLANNING trasformi quella colonna in tipologia al momento dell'importazione;
Secondo step: importazione dei corsi, gruppi o opzioni in HYPERPLANNING
- Nel file del foglio di calcolo, selezionate i dati da importare e fate Ctrl + C per copiarli;
- Andate a qualsiasi visualizzazione in Orario;
- Fate Ctrl + V per incollare i dati: si aprirà la finestra di importazione;
- Selezionate in alto il tipo di dato da importare: Corsi
- Indicate Tabulazione come separatore di campo;
- Mettete ogni colonna in corrispondenza con un campo di HYPERPLANNING. Per farlo, fate clic sulla freccia accanto al titolo Campo ignorato e selezionate dal menu a tendina il campo a cui corrisponde la colonna;
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
Finché mancano dei campi obbligatori tutti i dati verranno visualizzati in rosso. Se alcuni dati restano in rosso alla fine delle operazioni significa che non corrispondono al formato atteso: al passaggio del mouse potrete visualizzarne il motivo. La maggior parte delle volte i dati sono importati ma modificati per rispettare la conformità, - Se avete copiato i titoli delle colonne mettete la spunta a Non importare le [1] prime linee,
- Se una colonna contiene dei dati non previsti da HYPERPLANNING, scegliete la corrispondenza Tipologia, che vi permette di creare dei campi non previsti,
- Se delle colonne contengono più dati (più valori per il vostro campo personalizzato) verificate il segno che li separa nel campo Separatore di risorse multiple (di default, è la virgola);
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
- Fate clic su Importa: HYPERPLANNING propone di passare in modalità Utilizzo Esclusivo (gli altri utenti passano in modalità Consultazione per il tempo dell'importazione e potete scegliere di non conservare i dati importati alla fine del processo);
- HYPERPLANNING visualizza un rapporto con il numero di dati importati, creati o modificati;
- Chiudete la finestra;
- HYPERPLANNING propone di salvare il formato di importazione, la messa in corrispondenza dei campi con le colonne sarà conservato per tutte le importazioni future di questo tipo di dati;
- Se eravate in modalità Utilizzo Esclusivo fate clic sul tasto
nella barra degli strumenti; - Nella finestra che compare scegliete salvando le vostre modifiche.
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