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Preparare la base dati dell'anno successivo a partire dalla base dati dell'anno in corso (versione Rete)
Per preparare l'anno formativo seguente dovete creare una base dati vuota dal server. Potete scegliere di conservare questa base dati vuota e riempirla man mano con nuovi dati, oppure di inizializzarla con i dati dell'anno precedente.
Primo step: preparare l'anno successivo
Questo comando permette di generare un file contenente l'insieme dei dati che è possibile recuperare da un'altra base (pagella pluriennale, foto, iQuiz, modelli di lettere, formati di importazione / esportazione, ecc.). Il comando si lancia generalmente verso la fine dell'anno formativo, prima di effettuare il cambio di base dati.
- Dal Client
connesso alla base dati dell'anno in corso, lanciate il comando File > Prepara l'anno successivo e scegliete di avere:
- un archivio compresso (*.zip): la cartella può essere estratta ed esplorata manualmente, oppure
- un archivio criptato (*.zips): non sarà possibile leggere alcun elemento della cartella senza che il file sia recuperato tramite HYPERPLANNING
- Salvate il file NomeDellaBase_PreparareLAnnoSuccessivo.zip
Secondo step: Creare la base dati dell'anno successivo
- Dal Server
create una nuova base dati vuota; - Dal Client connesso all'orario dell'anno prossimo, andate al menu File > Nuova base dati > Inizializza una base a partire da quella dell'anno precedente;
- HYPERPLANNING vi avvisa del passaggio alla modalità Utilizzo esclusivo: per la durata dell'operazione, tutti gli altri utenti passeranno in consultazione;
- Indicate il file di preparazione al rientro a partire dalla vecchia base dati creato nel primo step;
- Nella finestra che compare indicate il primo lunedì dell'orario, cioè la data a partire dalla quale desiderate programmare degli eventi in HYPERPLANNING. Può trattarsi del giorno del rientro, del pre-rientro, ecc.
- Mettete la spunta a ciò che desiderate recuperare dalla vecchia base dati. Alcuni dati possono essere recuperati a posteriori dal file di preparazione dell'anno successivo;
- HYPERPLANNING vi avvisa dell'uscita dalla modalità Utilizzo esclusivo: dovete scegliere se salvare o meno le modifiche apportate.
Se scegliete di non conservare le appartenenze al pubblico degli studenti (se i corsi sono denominati per anno nel percorso formativo, per esempio), queste verranno salvare come assegnazioni degli anni precedenti. Per assegnare rapidamente gli studenti ai loro nuovi corsi visualizzate la colonna Corsi precedenti nella visualizzazione Orario > Studenti > Elenco, ordinate l'elenco secondo questa colonna e selezionate gli studenti per corso precedente per assegnare loro un nuovo corso.
Terzo step: Recuperare i dati finalizzati dell'anno in corso
La base creata nel secondo step comprende i dati dell'anno in corso alla data dell'operazione, perciò all'inizio dell'anno successivo occorre ripetere parte dell'operazione per includere tutti i dati creati tra l'inizializzazione della base e l'inizio effettivo dell'anno formativo.
- Dal Client connesso alla base dati dell'anno precedente, create un file di preparazione dell'anno successivo come nel primo step;
- Dal Client connesso alla base dati dell'anno a venire recuperate i dati mancanti con la funzione Importazioni / Esportazioni > HYPERPLANNING > Recupera i dati di un'altra base dati HYPERPLANNING > a partire da un file di preparazione dell'anno successivo, da un archivio o da una base dati compressa;
- Indicate il file di preparazione al rientro creato a partire dalla vecchia base dati nello step 1;
- Nella finestra che compare, mettete la spunta a cosa desiderate recuperare dalla vecchia base dati.
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