Base de connaissances PRONOTE-
Signature électronique, étape 5 : suivre les signatures et finaliser le processus par le responsable d'établissement
Depuis le Client, le responsable d'établissement suit l'évolution des signatures. Quand le responsable d'établissement (ou son représentant) constate que tous les autres protagonistes ont signé le document, en tant que dernier signataire, il peut alors finaliser le processus.
Suivre l'état des signatures
- Une fois le document transmis aux signataires, rendez-vous dans l'affichage Communication > Courriers et documents >
Historique des envois.
Un affichage de suivi dédié aux conventions de stage est également disponible : Stages > Stagiaires >
Suivi des signatures électroniques des conventions de stage. - Dans le menu de gauche, sélectionnez Signature électronique.
- Sur la liste des documents envoyés, une coche verte apparaît lorsque la personne a bien signé le document. Le symbole
signifie au contraire que le document n'est pas encore signé. - Tant que tous les signataires obligatoires n'ont pas signé, la colonne État du document indique En att. de signature.
Finaliser le document
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Courriers et documents > Historique des envois.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Signature électronique.
- La mention À finaliser dans la colonne État du document signifie que toutes les signatures ont été effectuées. Le responsable d'établissement peut donc à son tour signer le document.
- Sélectionnez le(s) document(s) prêt(s).
- Cliquez sur le bouton Finaliser les documents. Vous êtes redirigé vers la plateforme de signature.
- Depuis votre navigateur, dans l'onglet qui s'affiche, cliquez sur le bouton Commencer.
- Cochez le(s) document(s) à signer, puis cliquez sur le bouton Signer (X).
Le responsable de l'établissement n'a pas besoin de signer chaque document séparément. Il peut signer en masse, ce qui est un gain de temps appréciable. - Dans la fenêtre Récapitulatif, cochez J'ai lu le(s) document(s) et j'accepte sans réserve les conditions, puis cliquez sur le bouton Continuer.
- Après avoir apposé votre signature, cliquez sur le bouton Signer qui devient alors accessible.
- Cliquez sur le bouton Quitter.
- Une fenêtre vous confirme la fin du processus.
- Sur les affichages de suivi, dès que le responsable de l'établissement a signé, son nom et son prénom sont indiqués dans la colonne correspondante et la colonne État du document affiche alors la mention Archivé.
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