Base de connaissances PRONOTE Campus
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Mettre à disposition et collecter un document
Table des matières
Vous pouvez mettre un document (issu des modèles de document) généré dans PRONOTE Campus à l'attention des étudiants, des parents, des enseignants, des personnels et des contacts d'entreprise.
1. Mettre un document à disposition
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique >
Documents du casier numérique. - Dans le menu de gauche, dans la rubrique Diffusion, cliquez sur Étudiants & Parents, Enseignants & Appariteurs ou Entreprises.
- Cliquez sur Diffuser un document issu des modèles.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez un modèle, puis cliquez sur Valider.
- Une nouvelle fenêtre s'affiche afin de définir la catégorie du document ou d'en créer une nouvelle.
Les documents attribués aux parents ne sont pas attribuables aux étudiants. À l'inverse, vous pouvez ajouter les parents en tant que destinataires lorsque vous attribuez un document aux étudiants. Pour cela, double-cliquez dans la colonne Téléchargeable par > Parents. - Double-cliquez dans la colonne Destinataires afin de les désigner (tous, de manière nominative ou par critère(s)), puis cliquez sur Fermer.
- Modifiez les dates de publication du document en double-cliquant dans les deux colonnes Dates de publication.
- Lorsque la période de diffusion des documents est ouverte, double-cliquez dans la colonne Notif. pour signaler aux destinataires la mise à disposition du document par l'envoi d'une notification sur leurs Espaces.
- Modifiez éventuellement le titre et le contenu de la notification. Dans la colonne Notif., cliquez sur le bouton
. Dans la fenêtre qui s'affiche, apportez les changements voulus, puis cliquez sur Enregistrer.
2. Collecter des documents auprès des étudiants et des enseignants
Vous pouvez demander aux étudiants (cela peut inclure les parents) ou aux enseignants de déposer des documents (attestation CVEC, carte d'identité, formulaire d'inscription, attestation d'assurance, RIB, etc.) via leurs Espaces PRONOTE Campus.
Étape n°1 : créer une nouvelle demande de document
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
- Dans le menu de gauche, dans la rubrique Collecte, cliquez sur Étudiants ou Enseignants.
- À droite, cliquez sur Nouveau, saisissez l'intitulé du document à collecter, puis validez avec la touche Entrée de votre clavier.
- Double-cliquez dans la colonne Étudiants concernés / Enseignants concernés afin de les désigner (tous, de manière nominative ou par critère(s)), puis cliquez sur Valider.
- Double-cliquez dans la colonne Période de publication ou Espace(s) de collecte pour préciser les modalités de dépôt (avec date ou sans date limite par exemple) et indiquer les Espaces sur lesquels activer la collecte, puis cliquez sur Valider.
Étape n°2 : envoyer une notification aux étudiants / parents et aux enseignants
Lorsque la période de réception des documents est ouverte, vous pouvez en informer les étudiants et les enseignants par l'envoi d'une notification sur leurs Espaces.
- Cliquez sur le bouton de la colonne Notifier.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, modifiez éventuellement le titre et le contenu de la notification, puis cliquez sur Enregistrer.
- Double-cliquez dans la colonne Notifier.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Notifier les destinataires de la demande de dépôt le (...), modifiez si nécessaire la date de notification (celle-ci correspond par défaut à la date du jour), puis cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez défini une date limite de dépôt, vous pouvez également paramétrer une notification de relance quelques jours avant la date limite.
Depuis son Espace - l'étudiant dépose le document.
Étape n°3 : gérer les documents transmis par les étudiants / parents et les enseignants
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
- Dans le menu de gauche, dans la rubrique Collecte, cliquez sur Étudiants ou Enseignants.
- Sélectionnez le document à collecter : la liste des documents transmis apparaît à droite de l'écran.
- Faites un clic droit, puis choisissez l'une des options proposées :
- Consulter le document sélectionné : le document s'ouvre dans l'application correspondante (par exemple, dans Word pour un .docx) ;
- Récupérer le document sélectionné : vous pouvez enregistrer le document sur votre disque ;
- Supprimer le document sélectionné.
Vous pouvez aussi télécharger tous les documents en une seule fois : cliquez sur le bouton Télécharger tous les documents en haut à gauche de la liste, puis enregistrez le fichier .zip sur votre ordinateur.
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