Base de connaissances HYPERPLANNING-
Importer un référentiel de compétences depuis un tableur
Si vous disposez d'un tableur avec les réfentiels de compétences, vous pouvez récupérer ou mettre à jour ces données dans HYPERPLANNING en quelques clics. Si la base contient déjà certaines données, vérifiez l'orthographe des libellés afin qu'HYPERPLANNING ne crée pas des doublons.
Première étape : préparation du tableur pour l'import
- Le tableur doit comprendre une ligne par item ou compétence en absences d'items, une colonne par type d'information (champ).
- Il n'est pas nécessaire qu'il y ait une ligne d'étiquettes, mais cela peut faciliter la mise en correspondance avec les champs HYPERPLANNING lors de l'import.
- HYPERPLANNING nécessite au moins les deux champs : Code et Libellé du référentiel.
- Si plus d'un référentiel sont présents dans le tableur, deux possibilités s'offrent à vous pour assurer l'intégrité des référentiels :
- remplir toutes les lignes des colonnes Blocs et Compétences du fichier ;
- ou organiser les lignes pour suivre le plan de chaque référentiel en ne remplissant que la première ligne de chaque bloc et chaque compétence.
- La colonne Catégorie accepte uniquement les valeurs RNCP, RS et Autre ou vide et n'a besoin d'être remplie que pour au moins une ligne du référentiel.
Deuxième étape : import des référentiels dans HYPERPLANNING
- Dans le fichier du tableur, sélectionnez les données à importer et faites Ctrl + C pour les copier.
- Rendez-vous sur n'importe quel affichage du module Compétences.
- Faites Ctrl + V pour coller les données : la fenêtre d'import s'ouvre alors.
- Sélectionnez en haut le type de données à importer : Référentiels de compétences.
- Indiquez Tabulation comme séparateur de champ.
- Mettez chaque colonne en correspondance avec un champ HYPERPLANNING. Pour cela, cliquez sur la flèche à côté de l'intitulé Champ ignoré et sélectionnez dans le menu déroulant le champ auquel la colonne correspond.
- Si une colonne ne doit pas être importée, laissez Champ ignoré. Tant qu'il manque des champs requis, toutes les données s'affichent en rouge. Si certaines données restent en rouge à la fin de la mise en correspondance, c'est qu'elles ne correspondent pas au format attendu : passez le curseur dessus pour savoir pourquoi. La plupart du temps, les données sont quand même importées mais modifiées pour être conformes.
- Si vous avez copié les titres de colonne, cochez Ne pas importer les [1] premières lignes.
- Cliquez sur Importer : HYPERPLANNING propose de passer en mode Usage exclusif (les autres utilisateurs passent en mode Consultation le temps de l'import et vous pouvez choisir de ne pas conserver les données importées à la fin du processus).
- HYPERPLANNING affiche un rapport avec le nombre de données importées, créées ou modifiées.
- Fermez la fenêtre.
- HYPERPLANNING propose d'enregistrer le format d'import, la mise en correspondance des champs avec les colonnes sera conservée pour tous les imports futurs de ce type de données.
- Si vous êtiez en mode Usage exclusif cliquez sur le bouton
dans la barre d'outils. - Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez en enregistrant vos modifications.
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