Base de connaissances HYPERPLANNING-
Proposer en téléchargement ou éditer un modèle de document (certificat de scolarité, informations de connexion, etc.)
Proposer un modèle de document en téléchargement
Permettre le téléchargement depuis les Espaces
Il est nécessaire que la page Documents soit publiée sur les Espaces concernés (Étudiants, Parents, Appariteurs et Entreprise) pour que le document soit bien visible.
La page Documents est visible par défaut sur les Espaces Enseignants et Secrétariat.
- Rendez-vous dans le menu Internet > Publication des Espaces.
- Sélectionnez Espace Étudiants, Espace Parents, Espace Appariteurs et/ou Espace Entreprise dans l'arborescence, puis à droite, dans l'onglet Contenu, cochez la page Informations personnelles > Documents.
Publier le document
Seuls les documents de la catégorie Divers peuvent être proposés en téléchargement.
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Courriers et documents >
Modèles. - Parmi les modèles destinés par exemple aux étudiants, sélectionnez Certificat de scolarité (ou un autre document de la catégorie Divers).
- Dans la partie droite, cliquez sur l'onglet Publication.
- Cochez Rendre le document téléchargeable entre le [...] et le [...], puis indiquez la période pendant laquelle le document sera disponible.
- Cochez ensuite Étudiants et/ou Parents.
- Sélectionnez les étudiants concernés par le téléchargement :
- tous,
- Nominativement : cliquez sur le bouton
pour définir les étudiants concernés dans la fenêtre qui s'affiche. - par combinaison de critères : cochez des promotions et/ou des familles.
- Vous pouvez prévenir les étudiants et/ou parents de la mise à disposition du document en cochant Notifier les destinataires. Cliquez sur le bouton
pour modifier éventuellement le contenu de la notification.
- Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton Enregistrer en haut de la fenêtre.
- Pour tous les documents de la catégorie Divers, la colonne
vous informe de l'état de la publication du modèle de document :
Non publié,
Publication passée,
Publication en cours,
Publication future.
Éditer un modèle de document
- Rendez-vous dans l'un des affichages suivants :
- Plannings > Enseignants / Étudiants / Personnels >
Liste, - Plannings > Étudiants >
Fiche parent, - En entreprise > Stages >
Liste des maîtres de stage, - En entreprise > Alternances >
Liste des maîtres / tuteurs.
- Plannings > Enseignants / Étudiants / Personnels >
- Sélectionnez les utilisateurs concernés dans la liste.
- Cliquez sur le bouton
dans la barre d'outils. - Dans la fenêtre Envoi de courrier et document, sélectionnez le Type de sortie. Les documents peuvent être imprimés, générés en PDF ou envoyés par e-mail ou via Maileva.
- Sélectionnez le modèle de document.
- Vérifiez le résultat avec l'Aperçu, puis, en fonction du type de sortie sélectionné, cliquez sur le bouton Imprimer / Générer / Imprimer/Mailer / Aperçu avant envoi.
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