Base de connaissances HYPERPLANNING

En fonction du contenu que vous envoyez par e-mail, vous commencez par imprimer

(s'il s'agit d'un récapitulatif, d'un emploi du temps, etc.), envoyer un courrier ou un document

(s'il s'agit d'une lettre type) ou rédiger l'e-mail

(si vous souhaitez écrire un message comme vous le feriez depuis votre messagerie).

Envoyer un e-mail

Rendez-vous dans une liste d'utilisateurs, affichage Plannings > Enseignants / Étudiants / Personnels > Liste.
Sélectionnez les destinataires dans la liste si vous désirez écrire à un groupe d'utilisateurs.
Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.
Dans la fenêtre qui s'affiche:
- cochez pour déterminer si les destinataires se trouvent parmi les utilisateurs sélectionnés ou les utilisateurs extraits ou toute la liste d'utilisateurs de ce type.
- cochez les destinataires directs : HYPERPLANNING indique entre parenthèses le nombre de destinataires auxquels l'e-mail pourra effectivement être envoyé (si le nombre est inférieur au total de destinataires sélectionnés, vérifiez la validité de leur adresse e-mail), cliquez sur le bouton pour les désigner nommément.
- Cochez éventuellement les autres types d'utilisateurs à mettre en copie et cliquez sur le bouton pour les désigner nommément.

Pour conserver le contenu du mail comme modèle, cliquez sur la ligne de création à gauche et saisissez un libellé pour celui-ci.
Vous pouvez :
- joindre un document ;
- mettre en forme le texte ;
- ajouter une signature (signature scannée).
Cliquez sur Envoyer l'e-mail.

Envoyer un élément de planning (récapitulatif, emploi du temps, etc.) par e-mail

Depuis l'affichage correspondant à l'élement à envoyer, sélectionnez les destinataires dans la liste à gauche.
Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.
Sélectionnez E-mail comme Type de sortie.
Joignez le document en PDF (conseillé pour conserver la mise en page) et / ou insérez-le comme aperçu sous forme d'image *.png dans le corps de l'e-mail.
Comme pour imprimer, choisissez la mise en page, le contenu, etc. de l'élément à envoyer.

Selon l'affichage, sélectionnez directement les destinataires ou les absences, les stages, etc.
Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.
Sélectionnez E-mail comme Type de sortie.
Joignez le courrier ou le document en PDF (conseillé pour conserver la mise en page) et / ou insérez le contenu dans le corps de l'e-mail.
Choisissez le modèle.
Cliquez sur Imprimer / Mailer.
Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez et mettez en forme l’e-mail. Saisissez un objet, un message d'introduction et insérez éventuellement une signature. Vous pouvez également ajouter d’autres destinataires en cochant Autres.
Cliquez sur Envoyer l’e-mail. Si tous les destinataires n’ont pas d’adresse e-mail renseignée dans HYPERPLANNING, vous pouvez au préalable cocher Imprimer un exemplaire, puis sélectionner Uniquement à ceux qui ne reçoivent pas d’e-mail.

Dans la fenêtre d'envoi d’e-mails ou dans la fenêtre qui s'affiche après avoir cliqué sur le bouton Imprimer/Mailer (dans le cas des lettres types et documents ), cochez Autres parmi les Destinataires.
Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez l'adresse e-mail de la personne à mettre en copie dans le champs Cc ou Cci (copie cachée).

Rendez-vous dans le menu Configuration > Paramétrer l’envoi d’e-mails pour ce poste.
Cliquez sur le bouton , puis cochez Masquer les adresses des destinataires des e-mails (Copie cachée).

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