Base de connaissances HYPERPLANNING-
Gérer les justificatifs d'absence
Demander un justificatif
Un modèle Demande de justificatif d'absence existe par défaut. Vous pouvez le modifier depuis l'affichage Communication > Courriers et documents > 
Modèles.
Modèles.- Rendez-vous dans l'affichage Assiduité > Récapitulatif >
Liste des évènements. - Sélectionnez les absences, par exemple toutes celles au Motif non encore connu : si plusieurs absences concernent le même étudiant, un seul courrier est édité.
- Faites un clic droit et choisissez Envoi de courrier ou document.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le Type de sortie (Imprimante, PDF, E-mail, Maileva).
- Soit les modèles à envoyer sont déjà renseignés, soit double-cliquez sur À choisir pour les désigner. Le modèle Demande de justificatif d'absence peut être envoyé aux étudiants et/ou aux parents s'ils sont destinataires des courriers.
- Cliquez sur Imprimer/Mailer.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez et mettez en forme l'e-mail (objet, corps du message et signature). Vous pouvez également ajouter d'autres destinataires en cochant Autres.
- Cliquez sur Envoyer l'e-mail. Si des destinataires n'ont pas d'adresse e-mail renseignée dans HYPERPLANNING, vous pouvez au préalable cocher Imprimer un exemplaire, puis sélectionner Uniquement à ceux qui ne reçoivent pas d'e-mail.
Enregistrement des justificatifs
L'enregistrement des justificatifs peut se faire directement par les étudiants s'ils y sont autorisés. Sinon, vous pouvez les charger manuellement.
- Rendez-vous dans l'affichage Assiduité > Récapitulatif > Liste des évènements.
- Double-cliquez dans la colonne Pièces jointes.
- Ajoutez le justificatif dans la base en cliquant sur Nouveau ou
.
La taille de la pièce jointe ne doit pas dépasser la limite définie dans le menu Paramètres > Paramètres généraux > Sécurité.
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