Base de connaissances HYPERPLANNING-
Importer une liste d'étudiants depuis un tableur
Si vous disposez d'un tableur avec la liste des étudiants, vous pouvez récupérer ou mettre à jour ces données dans HYPERPLANNING en quelques clics. Si la base contient déjà certaines données, vérifiez l'orthographe des libellés afin qu'HYPERPLANNING ne crée pas des doublons.
Première étape : préparation du tableur pour l'import
- Le tableur doit comprendre une ligne par étudiant et une colonne par type d'information (champ). Un fichier Excel exemple est fourni avec l'application dans le dossier C:\Program Files\Index Education\Hyperplanning 2024\Réseau\Client\Exemples\Fichiers Import\
- Il n'est pas nécessaire qu'il y ait une ligne d'étiquettes, mais cela peut faciliter la mise en correspondance avec les champs HYPERPLANNING lors de l'import.
- HYPERPLANNING nécessite au moins un champ parmi : Nom, UID-identifiant, Identifiant CAS et Numéro INE.
- Si plusieurs étudiants portent le même nom, il faut ajouter le champ Prénom ou Né(e) le pour s'assurer qu'HYPERPLANNING crée tous les étudiants correspondants.
- Vous pouvez importer dans le même fichier les parents de l'étudiant : vous ajoutez alors les colonnes NomParent1, PrénomParent1, AdresseParent1, NomParent2, PrénomParent2, AdresseParent2, etc. Si les parents sont préexistants ou si vous importez plusieurs de leurs enfants en même temps, vérifiez l'orthographe des noms de famille, prénoms et adresses, afin qu'HYPERPLANNING ne crée pas de doublons.
- La promotion ainsi que tous les groupes auxquels l'étudiant est affecté se saisissent dans la même colonne séparés par une virgule ; pour qu'HYPERPLANNING sache qu'il s'agit d'un groupe, le groupe doit être écrit impérativement de la manière suivante : <NOM DE LA PROMOTION><NOM DE LA PARTITION>NOM DU GROUPE.
- Pour importer un champ non prévu dans HYPERPLANNING, il faut prévoir une colonne pour ce type d'information dans le tableur et respecter la syntaxe <Type d'information>Information pour qu'HYPERPLANNING transforme cette colonne en famille lors de l'import.
Deuxième étape : import des étudiants dans HYPERPLANNING
- Dans le fichier du tableur, sélectionnez les données à importer et faites Ctrl + C pour les copier.
- Rendez-vous sur n'importe quel affichage du module Plannings.
- Faites Ctrl + V pour coller les données : la fenêtre d'import s'ouvre alors.
- Sélectionnez en haut le type de donnée à importer: Etudiants
- Indiquez Tabulation comme séparateur de champ.
- Mettez chaque colonne en correspondance avec un champ HYPERPLANNING. Pour cela, cliquez sur la flèche à côté de l'intitulé Champ ignoré et sélectionnez dans le menu déroulant le champ auquel la colonne correspond.
- Si une colonne ne doit pas être importée, laissez Champ ignoré. Tant qu'il manque des champs requis, toutes les données s'affichent en rouge. Si certaines données restent en rouge à la fin de la mise en correspondance, c'est qu'elles ne correspondent pas au format attendu : passez le curseur dessus pour savoir pourquoi. La plupart du temps, les données sont quand même importées mais modifiées pour être conformes.
- Si vous avez copié les titres de colonne, cochez Ne pas importer les [1] premières lignes.
- Si des colonnes importées contiennent plusieurs données (par exemple des cours contenant plusieurs enseignants, des enseignants ayant plusieurs matières, etc.), vérifiez le signe qui les sépare dans le champ Séparateur de ressources multiples (par défaut, la virgule).
- Si une colonne comporte des données non prévues par HYPERPLANNING, choisissez la correspondance Famille qui vous permet de créer des champs non prévus.
- Attention aux informations d'appartenance aux Promotions, TD ou options. Choisissez si HYPERPLANNING doit les ajouter aux données existantes ou remplacer celles-ci. Si vous n'importez pas de données relatives aux affectations, la case Ajouter les affectations importées aux affectations existantes doit être cochée.
- Cliquez sur Importer : HYPERPLANNING propose de passer en mode Usage exclusif (les autres utilisateurs passent en mode Consultation le temps de l'import et vous pouvez choisir de ne pas conserver les données importées à la fin du processus).
- HYPERPLANNING affiche un rapport avec le nombre de données importées, créées ou modifiées.
- Fermez la fenêtre.
- HYPERPLANNING propose d'enregistrer le format d'import, la mise en correspondance des champs avec les colonnes sera conservée pour tous les imports futurs de ce type de données.
- Si vous êtiez en mode Usage exclusif cliquez sur le bouton
dans la barre d'outils. - Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez en enregistrant vos modifications.
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