Base de connaissances HYPERPLANNING-
Initialiser la base de l'année suivante à partir des données de l'année en cours (mode hébergé)
Pour préparer l'année suivante, vous devez créer une base vide depuis la console d'hébergement 
. Vous pouvez choisir de conserver cette base vide et la remplir au fur et à mesure avec de nouvelles données, ou de l'initialiser avec les données de l'année précédente.
. Vous pouvez choisir de conserver cette base vide et la remplir au fur et à mesure avec de nouvelles données, ou de l'initialiser avec les données de l'année précédente.Étape n°1 : préparer l'année suivante
Cette commande permet de générer un fichier contenant l'ensemble des données qu'il est possible de récupérer depuis une autre base (suivi pluriannuel, photos, QCM, modèles de documents, formats d'import / export, etc.). Elle se lance quand on veut commencer à créer les emplois du temps de l'année suivante, généralement en janvier-février.
- Depuis le Client
connecté à la base de l'année en cours, lancez la commande Fichier > Préparer l'année suivante et choisissez de faire :
- une archive compressée (*.zip) : le dossier peut être décompacté et exploré manuellement ;
- ou une archive chiffrée (*.zips) : aucun élément du dossier ne peut être lu sans que le fichier soit récupéré dans HYPERPLANNING.
- Enregistrez le fichier NomDeLaBase_PréparerLAnneeSuivante.zip (ou .zips).
Étape n°2 : créer la base de l'année suivante
- Selon votre situation, vous avez deux possibilités :
- Lors de votre première initialisation d'une nouvelle année, depuis la console d'hébergement , activez un second serveur et créez une nouvelle base vide pour héberger le planning de l'année suivante.
- Lorsque vous avez déjà deux années publiées sur vos serveurs, depuis le Client connecté au planning de l'année N-1, effectuez une sauvegarde de la base si vous ne l'avez pas déjà fait auparavant, puis, depuis la console d'hébergement , renommez le planning de l'année N-1 pour le faire correspondre à l'année N+1 et créez une nouvelle base vide sur ce serveur pour héberger le planning de l'année N+1.
- Lors de votre première initialisation d'une nouvelle année, depuis la console d'hébergement
- Depuis le Client connecté au planning de l'année à venir, rendez-vous dans le menu Fichier > Nouvelle base > Initialiser une base à partir de celle de l'année précédente.
- HYPERPLANNING vous prévient du passage en mode Usage exclusif : le temps de l'opération, tous les autres utilisateurs vont passer en consultation.
- Désignez le fichier de préparation de rentrée généré à partir de l'ancienne base lors de la première étape.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le premier lundi de l'emploi du temps, c'est-à-dire la date à partir de laquelle vous souhaitez programmer des évènements dans HYPERPLANNING. Il peut s'agir du jour de la rentrée, de la pré-rentrée, etc.
Si vous cochez Conserver les étudiants > Avec leur appartenance aux publics, cela signifie que les étudiants sont toujours dans la même promotion dans la base N+1 que dans la base N.
- Cochez ce que vous souhaitez récupérer de l'ancienne base. Certaines données peuvent être récupérées a posteriori depuis le fichier de préparation de l'année suivante.
- HYPERPLANNING vous prévient de la sortie du mode Usage exclusif : Vous devez choisir d'enregistrer ou non les modifications importées.
Si vous choisissez de ne pas conserver les appartenances aux publics des étudiants (si les promotions sont nommées par année dans la formation par exemple), celles-ci sont enregistrées comme affectations lors des années antérieures. Pour rapidement affecter les étudiants à leur nouvelle promotion, affichez la colonne Promotions antérieures dans l'affichage Plannings > Étudiants > 
Liste, triez la liste selon cette colonne et sélectionnez les étudiants par promotion antérieure pour leur affecter une nouvelle promotion.
Liste, triez la liste selon cette colonne et sélectionnez les étudiants par promotion antérieure pour leur affecter une nouvelle promotion.Étape n°3 : récupérer les données finalisées de l'année en cours
Une fois que l'année en cours est terminée, on peut récupérer les données saisies dans la base de l'année suivante. Avant cette étape, il est important d'importer au préalable les étudiants et/ou les enseignants qui ont été créés dans la base en cours depuis la génération du fichier de préparation à la première étape qui a servi à la création de la base de l'année suivante. La base créée à la seconde étape comporte les données de l'année en cours à la date de l'opération. Au début de l'année suivante, il faut réitérer une partie de l'opération pour incorporer toutes les données créées entre l'initialisation de la base et le début effectif de l'année.
- Depuis le Client connecté à la base de l'année précédente, créez un fichier de préparation de l'année suivante comme lors de la première étape.
- Depuis le Client connecté à la base de l'année à débuter, récupérez les données manquantes avec la commande Imports/Exports > HYPERPLANNING > Récupérer les données d'une base HYPERPLANNING > à partir d'un fichier de préparation de l'année suivante, d'une archive ou d'une base compactée.
- Désignez le fichier de préparation de rentrée généré à partir de l'ancienne base au point 1.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez ce que vous souhaitez récupérer de l'ancienne base.
Étape n°4 : basculer la base de l'année suivante sur le planning de l'année en cours
La base de l'année suivante va devenir votre nouvelle base de référence pour l'année en cours.
- Depuis la console d'hébergement , rendez-vous dans le volet Mes plannings
. - Cliquez sur l'onglet
HYPERPLANNING serveur. - Dans le menu déroulant situé en haut de la plage, sélectionnez planning01 (planning de l'année en cours), puis cliquez sur le bouton Arrêter le serveur puisque l'année est finie.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez ensuite planning02 (planning de l'année suivante), puis cliquez là encore sur le bouton Arrêter le serveur.
- Cliquez ensuite sur le bouton Transférer la base afin de basculer la base que vous avez préparée sur le planning de l'année en cours.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez planning01, puis cliquez sur le bouton Transférer la base.
- Un message vous confirme le transfert de la base. Cliquez sur le bouton Fermer. Le serveur planning01 (planning de l'année en cours) va accueillir cette nouvelle base. Le planning02 n'aura alors plus de base.
- Dans le menu déroulant situé en haut de la plage, sélectionnez planning01 (planning de l'année en cours).
- Cliquez sur l'onglet Autres bases.
- La Base n+1 que vous venez de transférer est visible dans la partie Bases transférées depuis un autre serveur.
- Sélectionnez-la, puis à droite, cliquez sur le bouton Ouvrir cette base.
- Confirmez le remplacement de la base. Renommez-la si besoin en indiquant l'année.
- Cliquez sur le bouton Mettre en service.
- Cliquez sur le bouton Transférer la base.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez planning02, puis cliquez sur le bouton Transférer la base. Cela va ainsi vous permettre d'avoir tout le début d'année l'accès à votre base de l'année précédente. Cela peut être pratique pour ressortir par exemple des attestations d'absence, des relevés de notes, etc.
- Cliquez sur le bouton Mettre en service.
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