Base de connaissances HYPERPLANNING-
Collecter des documents auprès des étudiants et des enseignants
Vous pouvez demander aux étudiants (cela peut inclure les parents) ou aux enseignants de déposer des documents (attestation CVEC, carte d'identité, formulaire d'inscription, attestation d'assurance, RIB, etc.) via leurs Espaces HYPERPLANNING.
Étape n°1 : créer une nouvelle demande de document
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique >
Documents du casier numérique. - Dans le menu de gauche, dans la rubrique Collecte, cliquez sur Étudiants ou Enseignants.
- À droite, cliquez sur Nouveau, saisissez l'intitulé du document à collecter, puis validez avec la touche Entrée de votre clavier.
- Double-cliquez dans la colonne Étudiants concernés / Enseignants concernés afin de les désigner (tous, de manière nominative ou par critère(s)), puis cliquez sur Valider.
- Double-cliquez dans la colonne Période de publication ou Espace(s) de collecte pour préciser les modalités de dépôt (avec date ou sans date limite par exemple) et indiquer les Espaces sur lesquels activer la collecte, puis cliquez sur Valider.
Étape n°2 : envoyer une notification aux étudiants / parents et aux enseignants
Lorsque la période de réception des documents est ouverte, vous pouvez en informer les étudiants et les enseignants par l'envoi d'une notification sur leurs Espaces.
- Cliquez sur le bouton
de la colonne Notifier. - Dans la fenêtre qui s'affiche, modifiez éventuellement le titre et le contenu de la notification, puis cliquez sur Enregistrer.
- Double-cliquez dans la colonne Notifier.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Notifier les destinataires de la demande de dépôt le (...), modifiez si nécessaire la date de notification (celle-ci correspond par défaut à la date du jour), puis cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez défini une date limite de dépôt, vous pouvez également paramétrer une notification de relance quelques jours avant la date limite.
Étape n°3 : gérer les documents transmis par les étudiants / parents et les enseignants
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
- Dans le menu de gauche, dans la rubrique Collecte, cliquez sur Étudiants ou Enseignants.
- Sélectionnez le document à collecter : la liste des documents transmis apparaît à droite de l'écran.
- Faites un clic droit, puis choisissez l'une des options proposées :
- Consulter le document sélectionné : le document s'ouvre dans l'application correspondante (par exemple, dans Word pour un .docx) ;
- Récupérer le document sélectionné : vous pouvez enregistrer le document sur votre disque ;
- Supprimer le document sélectionné.
Vous pouvez aussi télécharger tous les documents en une seule fois : cliquez sur le bouton Télécharger tous les documents en haut à gauche de la liste, puis enregistrez le fichier .zip sur votre ordinateur.
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