Base de connaissances HYPERPLANNING-
Collecter des documents auprès des étudiants / des responsables
Vous pouvez demander aux étudiants / parents de déposer des documents (attestation CVEC, carte d'identité, formulaire d'inscription, attestation d'assurance, etc.) via HYPERPLANNING.
Étape n°1 : créer une nouvelle demande de document
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique >
Documents du casier numérique. - Dans le menu de gauche, cliquez sur Documents à collecter.
- À droite, cliquez sur Nouveau, saisissez l'intitulé du document à collecter, puis validez avec la touche Entrée de votre clavier.
- Double-cliquez dans la colonne Étudiants concernés afin de les désigner (tous, de manière nominative ou par critère(s)).
- Double-cliquez dans la colonne Période de publication ou Espace(s) de collecte pour préciser les modalités de dépôt (avec date ou sans date limite par exemple) et indiquer les Espaces sur lesquels activer la collecte, puis cliquez sur Valider.
Étape n°2 : envoyer une notification aux étudiants et aux parents
Lorsque la période de réception des documents est ouverte, vous pouvez en informer les étudiants et les parents par l'envoi d'une notification sur leurs Espaces et l'application mobile.
- Cliquez sur le bouton
de la colonne Notifier. - Dans la fenêtre qui s'affiche, modifiez éventuellement le titre et le contenu de la notification, puis cliquez sur Enregistrer.
- Double-cliquez dans la colonne Notifier.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Notifier les destinataires de la demande de dépôt le (...), modifiez si nécessaire la date de notification pour les étudiants / parents (celle-ci correspond par défaut à la date du jour), puis cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez défini une date limite de dépôt, vous pouvez également paramétrer une notification de relance quelques jours avant la date limite.
Étape n°3 : consulter les documents transmis par les étudiants / les parents
- Rendez-vous dans l'affichage Communication > Casier numérique > Documents du casier numérique.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Documents à collecter.
- Sélectionnez la demande de document dans la liste de gauche : la liste des documents transmis apparaît à droite de l'écran.
- Pour consulter un document déposé, cliquez sur son intitulé dans la colonne Document collecté : le document s'ouvre dans l'application correspondante (par exemple, dans Word pour un .docx).
Vous pouvez aussi télécharger tous les documents en une fois : cliquez sur le bouton Télécharger tous les documents, en haut à gauche de la liste, puis enregistrez le fichier .zip sur votre ordinateur.
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