Base de connaissances ENEJ-
Le module Utilisateurs
Le module Utilisateurs offre une vue d'ensemble sur les utilisateurs de l'ENEJ dans un ou plusieurs établissements :
- filtrer les utilisateurs par profil, classe, groupe, etc. et générer une liste sur un fichier CSV ou PDF ;
- voir pour chaque utilisateur si son accès à l'ENEJ est actif et s'il s'est déjà connecté au moins une fois ;
- générer un fichier CSV ou PDF résumant les informations d'accès à PRONOTE (URL, identifiant et mot de passe) de chaque utilisateur ;
- réinitialiser le mot de passe d'un ou de plusieurs utilisateurs.
Comment sont importés les utilisateurs ?
Il existe deux possibilités d'import d'utilisateurs :
- Via l'AAF : l'alimentation de l'ENEJ en utilisateurs est réalisée quotidiennement à partir des fichiers de l'Annuaire Académique Fédérateur (AAF) fournis par le Rectorat. Ces fichiers sont traités chaque nuit pour alimenter le module Utilisateurs ;
- Via un fichier CSV : les écoles remplissent un fichier CSV reçu d'Index Education, qui se charge de l'import des données dans l'ENEJ.
Créer des utilisateurs manuellement
l'ENEJ propose également un service de création manuelle de comptes utilisateurs pour des intervenants extérieurs ou pour des enseignants vacataires ou remplaçants qui ne seraient pas présents dans les bases institutionnelles.
- Cliquez sur le bouton Nouvel utilisateur.
- Sur la page qui s'affiche, sélectionnez le profil concerné.
- Renseignez les différents champs. Selon le profil de l'utilisateur créé, les champs ne sont pas nécessairement les mêmes.
- Cliquez sur le bouton Valider.
Vous pouvez également rattacher l'utilisateur à plusieurs établissements en cochant les écoles concernées dans le menu déroulant ou en cliquant sur le bouton Ajouter un établissement, selon le profil d'utilisateur.
Une rubrique apparaît dans la fenêtre de détail de l'utilisateur de profil Elève ou Responsable élève. Elle permet d'indiquer un ou plusieurs utilisateurs existants et de nommer leur relation avec lui. Quatre options, Est responsable légal, Est à contacter, Est responsable financier et Est responsable paiement permettent d'identifier le niveau de responsabilité de l'utilisateur de type Responsable élève.
l'ENEJ intègre également un mécanisme de rapprochement de comptes pour les responsables ayant des enfants dans plusieurs établissements. L'AAF fournit un compte Responsable élève rattaché à chaque établissement des enfants, alors que le compte Educonnect des responsables gère le rattachement des enfants. Ainsi, les responsables peuvent accéder aux données de tous leurs enfants depuis le même compte. Ce rapprochement est totalement transparent pour les responsables.
Vérifier la validation de la charte
Les utilisateurs sont tous amenés à valider la charte d'Index Education lors de leur première connexion à l'ENEJ . On peut ainsi déduire qu'un utilisateur n'ayant pas validé la charte ne s'est jamais connecté à son espace.
- Dans la liste des utilisateurs, la colonne Statut indique pour chacun si la charte est validée ou non.
- Le filtre Validation de la charte permet d'isoler les utilisateurs n'ayant pas encore validé la charte.
Gérer les mots de passe des utilisateurs
Selon la gestion favorisée par la collectivité, les utilisateurs se connectent via Arena et Educonnect (la gestion se fera alors en externe) ou via un identifiant et un mot de passe générés par l'ENEJ .
L'identifiant est composé du prénom et du nom de l'utilisateur. Le mot de passe est une combinaison complexe de caractères.
- Pour envoyer à chaque utilisateur son identifiant et son mot de passe, sélectionnez les utilisateurs concernés (il est préférable de le faire classe par classe pour ne pas générer trop d'informations d'un coup) puis cliquez sur le bouton Exports. Vous choisissez un export au format CSV ou PDF. Notez que les fichiers PDF sont paramétrés pour montrer les informations de connexion de trois utilisateurs par page.
- Pour réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton Actions et choisissez l'option Régénérer le mot de passe.