Base de connaissances ENEJ-
Créer une enquête
Il s'agit d'un espace de conception dédié qui permet de créer une enquête personnalisée, de la configurer, de définir les cibles et de préparer sa diffusion.
Présentation
À quoi ça sert ?
L'interface de création permet de :
- définir les caractéristiques générales de l'enquête (titre, type, dates…) ;
- rédiger les questions et structurer le questionnaire ;
- configurer les options d'envoi, de validation et d'affichage ;
- importer ou exporter des enquêtes ;
- tester le formulaire avant sa diffusion.
Ses avantages
- Interface guidée : la création d'enquête se fait pas à pas à travers cinq onglets clairement identifiés.
- Personnalisation avancée : chaque enquête peut être adaptée selon le type (Appel à projets ou Enquête statistique), le nombre de réponses attendues, les validations nécessaires, etc.
- Outils puissants pour la rédaction : une boîte à outils permet d'ajouter différents types de questions, de les conditionner, de valider les réponses et d'organiser le formulaire avec souplesse.
- Export / Import : un export JSON permet d'archiver ou de transférer une enquête, réutilisable ensuite grâce à l'import.
Quelques exemples d'usage
- Consultation auprès des parents sur les projets pédagogiques,
- Enquête de satisfaction sur la cantine scolaire,
- Appel à candidatures pour un projet inter-établissement,
- Sondage auprès des élèves sur un voyage scolaire.
Créer un espace de travail
- Rendez-vous dans Communication > Enquêtes et sondages.
- Sur l'onglet Dont je suis diffuseur, cliquez sur le bouton
. L'interface de création se compose de 5 onglets.
Compléter l'onglet Description
C'est ici que vous posez les bases de votre enquête.
- Saisissez le titre de l'enquête.
- Sélectionnez le Type d'enquête :
- Appel à projets : le paramétrage du nombre de réponses autorisées permet de spécifier combien de réponses sont possibles pour une même enquête. La validation obligatoire du chef d'établissement peut être demandée avant l'envoi. La validation des réponses par le diffuseur peut être demandée à la réception.
- Enquête statistique : elle peut être Nominative ou Anonyme.
- Saisissez la description de l'enquête dans l'éditeur de texte.
- Ajoutez éventuellement des pièces jointes à votre description en cliquant sur la zone Importer une pièce jointe. Vous pouvez :
- importer des fichiers de votre disque local ;
- sélectionner des fichiers présents sur votre espace de stockage privé Mes documents ;
- sélectionner des fichiers à partir des documents de vos espaces de travail.
La taille maximale des pièces jointes est fixée à 10 Mo.
Les formats autorisés sont les suivants : *.jpg, *.jpeg, *.png, *.gif, *.pdf, *.html, *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.csv, *.ppt, *.pptx, *.odt, *.ods, *.odp, *.mp3, *.wav, *.mov, *.mp4 ou *.avi. - Désignez les auteurs (personnes autorisées à modifier l'enquête) et validateurs (personnes autorisées à diffuser l'enquête) de l'enquête dans la rubrique correspondante en cliquant dans les menus déroulants ou en cliquant sur les boutons
.
Par défaut, le créateur de l'enquête est Auteur et Validateur. Il est possible de désigner d'autres auteurs et/ou d'autres validateurs.
L'instigateur de l'enquête a le droit de se rétracter du rôle de Validateur et de nommer quelqu'un d'autre à cette position. Mais en procédant ainsi, comme la responsabilité de diffuser l'enquête revient au validateur, il perd la capacité de la diffuser lui-même. Par conséquent, seule la personne désignée comme validateur aura le pouvoir de diffuser l'enquête. - Cliquez sur le bouton Enregistrer (l'enregistrement n'est possible que si tous les champs obligatoires sont remplis).
Compléter l'onglet Formulaire
L'onglet Formulaire sert à éditer et tester votre questionnaire avant de le diffuser :
- L'Éditeur de questionnaire constitue l'interface principale pour l'auteur de l'enquête. Il permet de créer les questions. C'est ici que la majorité des opérations pour concevoir l'enquête se déroulent.
- L'interface Tester le questionnaire vous offre la possibilité de visualiser le questionnaire comme si vous étiez un répondant potentiel, vous permettant de vivre l'expérience d'un participant ciblé. Cela est possible dès qu'une question a été ajoutée.
Pour plus de détails sur la conception du questionnaire, reportez-vous à la fiche dédiée.
Compléter l'onglet Cible et Diffusion
Vous indiquez ici qui reçoit l'enquête et à quel moment.
- Déterminez les utilisateurs ciblés par l'enquête en cliquant dans les menus déroulants ou en cliquant sur le bouton , soit en les sélectionnant individuellement, soit en fonction de leur profil, avec des spécificités possibles comme les matières enseignées pour les enseignants, ou le niveau des élèves.
Une collectivité peut cibler tous les établissements. Un chef d'établissement ne peut cibler que les utilisateurs de son propre établissement. - Si vous souhaitez une diffusion automatique, cochez la case Valider l'enquête et autoriser sa diffusion automatique à la date d'ouverture.
- Cliquez sur le bouton
pour définir les dates d'ouverture et de clôture de l'enquête.
La configuration de ces dates et du public ciblé détermine la possibilité de valider l'enquête depuis l'onglet Description. - Si besoin, déterminez également une date de relance automatique (notification aux cibles n'ayant pas encore répondu). Un tableau Relances permet de suivre les relances automatiques effectuées. Vous pouvez aussi relancer manuellement via le bouton Contacter les cibles pour :
- relancer ceux qui n'ont pas répondu ;
- inviter à consulter l'enquête ;
- inviter ceux qui ont déjà répondu à revenir consulter l'enquête.
- Retournez dans l'onglet Description, puis cliquez sur le bouton Valider l'enquête qui est désormais actif.
Diffuser mon enquête
Vous êtes prêt à diffuser si :
- tous les champs de l'onglet Description sont complétés,
- le formulaire est prêt,
- les cibles sont sélectionnées,
- une date d'ouverture/clôture est renseignée.
Deux possibilités :
- Diffusion automatique (si la case a été cochée) : l'enquête sera automatiquement validée et envoyée à la date d'ouverture.
- Diffusion manuelle : depuis l'onglet Description, cliquez sur le bouton Valider l'enquête pour la diffuser.
Après avoir validé l'enquête, vous pourrez toujours la clôturer manuellement. Le bouton Clôturer l'enquête sera alors actif. Il est toujours possible de rouvrir une enquête clôturée, en paramétrant une nouvelle période de diffusion.
Les utilisateurs ciblés recevront une notification, et leurs réponses seront accessibles dans l'onglet Résultats.
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