Base de connaissances EDT-
Paramétrer l'envoi des e-mails (EDT Réseau)
Les e-mails peuvent être traités de deux manières (cela dépend du paramétrage que vous avez choisi) : soit ils sont envoyés aux destinataires directement depuis le Client, soit ils sont envoyés d'abord vers le Serveur (qui centralise les e-mails de tous les Clients de votre système), puis réenvoyés aux destinataires depuis ce même Serveur.
Déléguer l'envoi d'e-mails au Serveur présente plusieurs avantages :
Si la messagerie n'est pas paramétrée depuis le Serveur, elle doit être définie depuis chaque compte. L'administrateur peut notamment définir des profils de messagerie, appliqués dans un second temps par les utilisateurs.
Déléguer l'envoi d'e-mails au Serveur présente plusieurs avantages :
- vous n'avez qu'un seul paramétrage à effectuer (au niveau du Serveur) ;
- vos e-mails ne sont pas perdus en cas de panne (si le serveur SMTP est en panne, les e-mails sont conservés au niveau du Serveur EDT et renvoyés plus tard) ;
- vous n'avez pas à attendre pendant l'envoi. Vous pouvez continuer à travailler ou éteindre votre ordinateur tout de suite après l'envoi.
Si la messagerie n'est pas paramétrée depuis le Serveur, elle doit être définie depuis chaque compte. L'administrateur peut notamment définir des profils de messagerie, appliqués dans un second temps par les utilisateurs.
Choix n°1 : centraliser les envois depuis le Serveur
- Rendez-vous dans le menu Serveur > Paramètres d'envoi des e-mails.
- Cochez la case Déléguer l'envoi de tous les e-mails au serveur EDT.
- Saisissez un nom d'expéditeur (en général, le nom de votre établissement).
- Vérifiez que l'option En utilisant le service fourni par Index Education dans le cadre de l'hébergement est bien sélectionnée.
- Cliquez sur le bouton Tester l'envoi d'e-mails, puis, dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez l'adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez envoyer le test.
- Si le test est concluant, une fenêtre de confirmation apparaît sur votre écran ; vous recevez l'e-mail de test à l'adresse indiquée à l'étape précédente.
- Dans la partie Paramètres SMTP du serveur EDT, renseignez les informations concernant votre serveur SMTP en cliquant sur le bouton
. - Cliquez sur le bouton Tester l'envoi d'e-mails pour vérifier le paramétrage. Si vous obtenez le message Délai dépassé, augmentez le délai d'attente du serveur.
Si vous déléguez l'envoi des e-mails au Serveur, ce paramétrage sera appliqué par défaut dans tous les logiciels Clients. Chaque utilisateur conserve cependant la possibilité de modifier ce paramétrage, s'il préfère déléguer la gestion des e-mails envoyés depuis son poste à son Client EDT.
Choix n°2 : envoyer les e-mails depuis le Client
Si chaque utilisateur reporte lui-même les paramètres de sa messagerie
- Rendez-vous dans le menu Configuration > Paramétrer l'envoi d'e-mails pour ce poste.
- Après la désignation du compte à utiliser, sélectionnez l'option Définir mes propres paramètres, puis cliquez sur le bouton pour renseigner les informations concernant le serveur SMTP (à retrouver dans le logiciel de messagerie).
- Cliquez sur le bouton Tester l'envoi d'e-mails pour vérifier le paramétrage. Si vous obtenez le message Délai dépassé, augmentez le délai d'attente du serveur.
Si l'utilisateur utilise un profil de messagerie paramétré par l'administrateur
Ce que vous devez faire au préalable en tant qu'administrateur :- Depuis le Client, rendez-vous dans le menu Configuration > Gérer les profils d'envoi d'e-mail.
- Cliquez sur Nouveau profil d'envoi d'e-mails, saisissez le nom du profil, puis validez avec la touche Entrée de votre clavier.
- Renseignez les informations du serveur SMTP utilisé par ce profil.
- Répétez l'opération en créant autant de profil que nécessaire, puis cliquez sur Valider.
- Rendez-vous dans le menu Configuration > Paramétrer l'envoi d'e-mails pour ce poste.
- Sélectionnez l'option Compte personnel, puis cliquez sur le bouton
pour ajouter vos informations de messagerie. - Sélectionnez Définir mes propres paramètres, puis cliquez sur le bouton .
- Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton Récupérer un profil d'envoi d'e-mails.
Afin que les utilisateurs puissent envoyer des e-mails depuis une adresse non personnelle (l'adresse e-mail du secrétariat par exemple), il est nécessaire de créer un compte établissement et d'indiquer les utilisateurs habilités à envoyer des e-mails depuis ce compte. Cette action doit être faite par un administrateur.
- Rendez-vous dans le menu Configuration > Paramétrer l'envoi d'e-mails pour ce poste.
- Cliquez sur le bouton à gauche de Comptes établissements.
- L'assistant de création se lance : saisissez un nom pour le compte et reportez l'adresse e-mail à utiliser (cette adresse et la messagerie correspondante doivent bien sûr exister au préalable), puis cliquez sur Suivant.
- Un code est alors automatiquement envoyé à l'adresse e-mail indiquée. Saisissez ce code à l'étape 3, puis cliquez sur Suivant.
- Sécurisez votre compte avec une question / réponse secrète, puis cliquez sur Suivant.
- La création du compte est finalisée. Cliquez sur Fermer.
- Sélectionnez le compte créé qui s'affiche en haut à gauche et cliquez à droite sur Ajouter des personnels / Ajouter des enseignants. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les personnes qui peuvent utiliser ce compte pour envoyer des e-mails, puis validez.
Chaque utilisateur indique ensuite le compte qu'il souhaite utiliser dans le menu Configuration > Paramétrer l'envoi d'e-mails pour ce poste.
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