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  • Import companies from a spreadsheet

If you have a spreadsheet with the list of companies and their contact details, the person in charge of the company, etc., you can recover or update this information in PRONOTE Campus in a few clicks. If the database already contains data, check the spelling of family names, labels, etc., so that PRONOTE Campus does not create duplicates: if the company already exists and has a company manager, this will be replaced during the import by the manager listed in the spreadsheet.

First step: Preparing the spreadsheet for import

  1. The spreadsheet must include one row per company and one column per type of information (field). An Excel example file is provided with the application in the folder
  2. It is not necessary to have a line of labels, but it can facilitate the matching with the PRONOTE Campus fields during the import.
  3. PRONOTE Campus requires at least one field: Corporate Name and UID-identifier.
  4. If the champ Company No. (SIRET) is filled in, it will be possible to update the company's file from the INSEE database.
  5. To import a field not foreseen in PRONOTE Campus, a column for this type of information must be provided in the spreadsheet and the following syntax must be complied with <Type of information>Information pour so that PRONOTE Campus transforms this column into a family during the import.
    If the company has several contacts, they must be imported independently, following the procedure for importing company contacts.

    Second step: Importing companies into PRONOTE Campus

    1. In the spreadsheet file, select the data to be imported and press Ctrl + C to copy them.
    2. Go to any display on the tab In-company.
    3. Press Ctrl + V to paste the data: the import window opens.</li> <li>At the top, select the type of data to import: 
    4. Sélectionnez en haut le type de donnée à importer : Entreprises.




    1. Indiquez Tabulation comme séparateur de champ.
    2. Mettez chaque colonne en correspondance avec un champ PRONOTE Campus. Pour cela, cliquez sur la flèche à côté de l'intitulé Champ ignoré et sélectionnez dans le menu déroulant le champ auquel la colonne correspond.
      • Si une colonne ne doit pas être importée, laissez Champ ignoré. Tant qu'il manque des champs requis, toutes les données s'affichent en rouge. Si certaines données restent en rouge  à la fin de la mise en correspondance, c'est qu'elles ne correspondent pas au format attendu : passez le curseur dessus pour savoir pourquoi. La plupart du temps, les données sont quand même importées mais modifiées pour être conformes.
      • Si vous avez copié les titres de colonne, cochez Ne pas importer les [1] premières lignes.
      • Si des colonnes importées contiennent plusieurs données (par exemple des cours contenant plusieurs enseignants, des enseignants ayant plusieurs matières, etc.), vérifiez le signe qui les sépare dans le champ Séparateur de ressources multiples (par défaut, la virgule).
      • Si une colonne comporte des données non prévues par PRONOTE Campus, choisissez la correspondance Famille qui vous permet de créer des champs non prévus.
      • Si vous avez copié les informations d'appartenance aux Promotions, TD ou options, choisissez si PRONOTE Campus doit les ajouter aux données existantes ou remplacer celles-ci.



    3. Cliquez sur Importer : PRONOTE Campus propose de passer en mode Usage exclusif (les autres utilisateurs passent en mode Consultation le temps de l'import et vous pouvez choisir de ne pas conserver les données importées à la fin du processus).



    4. PRONOTE Campus affiche un rapport avec le nombre de données importées, créées ou modifiées.



    5. Fermez la fenêtre.
    6. PRONOTE Campus propose d'enregistrer le format d'import, la mise en correspondance des champs avec les colonnes sera conservée pour tous les imports futurs de ce type de données.
    7. Si  vous êtiez en mode Usage exclusif cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.
    8. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez en enregistrant vos modifications.
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