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Importare dei dati da un foglio di calcolo
Tutti i seguenti dati possono essere importati da Excel in HYPERPLANNING: addetti aule, apprendistati, attività, aule, aziende, calendari, città, corsi, definizione delle tipologie, docenti, extra docenze, genitori, legami tra gruppi/opzioni, piani di studio e moduli, studenti, materie, materie personalizzate, modelli di competenze, percorsi formativi, programmi, raggruppamenti, stage, tutor di stage, utenti.
Primo step: preparazione del foglio di calcolo per l'importazione
- Importando alcuni dati ne creerete di nuovi nella base dati, se questi non erano già presenti - ad es. materie quando importate piani di studio e moduli;
- Se la base contiene già dei dati, verificate l'ortografia dei cognomi, dei nomi, ecc.,HYPERPLANNING non crei dei doppioni;
- l foglio di calcolo deve avere una linea per materia e una colonna per tipo di informazione (campo). Un file Excel di esempio viene fornito con l'applicazione, al percorso C:\Programmi\Index Education\Hyperplanning 2024\Rete\Client\Exemples\Fichiers Import\;
- Non è necessario che ci sia una linea di etichette, ma può facilitare l'associazione con i campi HYPERPLANNING al momento dell'importazione;
- HYPERPLANNING necessita di un numero minimo di campi. Per identificarli, fare un test di importazione seguendo il secondo step illustrato più avanti e identificate i campi necessari nella finestra di importazione;
- Se alcuni dati possono essere soggetti a casi di omonimia è necessario assicurarsi che ci sia un campo che permetta di distinguerli; nella maggior parte dei casi questa funzione può essere assolta dal campo Codice;
- Per importare un campo non previsto in HYPERPLANNING è necessario prevedere una colonna per questo tipo di informazione nel foglio di calcolo e rispettare la sintassi <Tipo di informazione>Informazione così che HYPERPLANNING possa trasformare quella colonna in tipologia al momento dell'importazione.
Secondo step: importazione dei dati in HYPERPLANNING
- Nel file del foglio di calcolo selezionate i dati da importare e fate Ctrl + C per copiarli;
- Andate a qualsiasi visualizzazione della sezione Orario;
- Fate Ctrl + V per incollare i dati: si aprirà la finestra di importazione;
- Selezionate in alto il tipo di dato da importare;
- Indicate Tabulazione come separatore dei campi;
- Mettete ogni colonna in corrispondenza con un campo di HYPERPLANNING. Per farlo, fate clic sulla freccia accanto al titolo Campo ignorato e selezionate dal menu a tendina il campo a cui corrisponde la colonna;
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
Finchè mancano dei campi obbligatori tutti i dati verranno visualizzati in rosso. Se alcuni dati restano in rosso alla fine delle operazioni significa che non corrispondono al formato atteso: al passaggio del mouse potrete visualizzarne il motivo. La maggior parte delle volte i dati sono importati ma modificati per rispettare la conformità, - Se avete copiato i titoli delle colonne mettete la spunta a Non importare le [1] prime righe,
- Se una colonna contiene dei dati (per es. attività contenenti più docenti, docenti con più materie, ecc.) verificate il separatore di campo Separatore di risorse multiple (di default, la virgola),
- Se una colonna prevede dei campi non previsti da HYPERPLANNING, scegliete la corrispondenza Tipologia, che vi permette di creare dei campi non previsti,
- Se delle colonne contengono più dati (più valori per il vostro campo personalizzato) verificate il segno che li separa nel campo Separatore di risorse multiple (di default è la virgola);
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
- Fate clic su Importa: HYPERPLANNING propone di passare in modalità Utilizzo Esclusivo (gli altri utenti passano in modalità Consultazione per il tempo dell'importazione e potete scegliere di non conservare i dati importati alla fine del processo);
- HYPERPLANNING visualizza un rapporto con il numero di dati importati, creati o modificati;
- Chiudete la finestra;
- HYPERPLANNING propone di salvare il formato di importazione, la messa in corrispondenza dei campi con le colonne sarà conservato per tutte le importazioni future di questo tipo di dati;
- Se eravate in modalità Utilizzo Esclusivo fate clic sul tasto
nella barra degli strumenti; - Nella finestra che compare scegliete salvando le vostre modifiche.
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