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Importare i piani di studi e i moduli da un foglio di calcolo
Tutti i seguenti dati possono essere importati da Excel in HYPERPLANNING : addetti aule, apprendistati, attività, aule, aziende, calendari, città, contatti aziendali, corsi, definizione delle tipologie, docenti, extra docenza, genitori, legami tra gruppi / opzioni, materie, materie personalizzate, modelli di competenze, percorsi formativi, piani di studio e moduli, programmi, raggruppamenti, stage, studenti, tutor aziendali, utenti.
Primo step: preparazione del foglio di calcolo per l'importazione
- Importando alcuni dati, creerete dei nuovi dati se questi non erano già presenti - ad es. materie al momento dell'importazione dei piani di studi e dei moduli.
- Se la base contiene già dei dati, verificate l'ortografia dei cognomi, dei nomi, ecc. HYPERPLANNING non crei dei doppioni.
- ll foglio di calcolo deve avere una linea per materia e una colonna per tipo di informazione (campo). Un file Excel di esempio viene fornito con l'applicazione, al percorso C:\Programmi\Index Education\Hyperplanning 2024\Rete\Client\Exemples\Fichiers Import\
- Non è necessario che ci sia una linea di etichette, ma può facilitare l'associazione con i campi HYPERPLANNING al momento dell'importazione.
- HYPERPLANNING necessita almeno di un campo tra Piano di studi - Nome o Modulo - Nome.
- Se alcuni dati possono essere soggetti a casi di omonimia è necessario assicurarsi che ci sia un campo che permetta di distinguerli; nella maggior parte dei casi questa funzione può essere assolta dal campo Codice (ad es. stesso nome per i piani di studi del primo e secondo anno distinguibili dal codice).
- Per importare un volume orario per un tipo di attività non ancora previsto in HYPERPLANNING, occorre crearlo precedentemente;
- Per importare un campo non previsto in HYPERPLANNING è necessario prevedere una colonna per questo tipo di informazione nel foglio di calcolo e rispettare la sintassi <Tipo di informazione>Informazione così che HYPERPLANNING possa trasformare quella colonna in tipologia al momento dell'importazione.
- La durata deve essere inserita in un formato compatibile con la configurazione della base dati :
- in numero di fasce orarie, facendo attenzione che la griglia oraria sia stata configurata per sequenze della durata di un'ora
- In centesimi orari
Secondo step: importazione dei dati in HYPERPLANNING
- Nel file del foglio di calcolo, selezionate i dati da importare e fate Ctrl + C per copiarli.
- Andate in qualsiasi visualizzazione dell'ambiente Orario.
- Fate Ctrl + V per incollare i dati: si aprirà la finestra di importazione.
- Selezionate in alto il tipo Piani di studi e moduli come tipo di dato da importare:
- Indicate Tabulazione come separatore dei campi.
- Mettete ogni colonna in corrispondenza con un campo di HYPERPLANNING. Per farlo, fate clic sulla freccia accanto al titolo Campo ignorato e selezionate dal menu a tendina il campo a cui corrisponde la colonna.
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato. Finché mancano dei campi obbligatori tutti i dati verranno visualizzati in rosso. Se alcuni dati restano in rosso alla fine delle operazioni significa che non corrispondono al formato atteso : al passaggio del mouse potrete visualizzarne il motivo. La maggior parte delle volte i dati sono importati ma modificati per rispettare la conformità.
- Se avete copiato i titoli delle colonne mettete la spunta a Non importare le [1] prime linee.
- Se delle colonne contengono più dati (per esempio delle attività con più docenti, dei docenti che insegnano più materie) verificate il segno che li separa nel campo Separatore di risorse multiple (di default è la virgola).
- Se una colonna contiene dei dati non previsti da HYPERPLANNING, scegliete la corrispondenza Tipologia che vi permette di creare dei campi non previsti.
- A destra nella parte inferiore della finestra potete scegliere il formato delle fasce orarie.
- Cliccare su Importa : HYPERPLANNING propone di passare in modalità Utilizzo Esclusivo (gli altri utenti passeranno in modalità Consultazione e potete scegliere di non conservare i dati importati alla fine del processo).
- HYPERPLANNING visualizza un rapporto con il numero di dati importati, creati o modificati.
- Chiudete la finestra.
- HYPERPLANNING propone di salvare il formato di importazione, la messa in corrispondenza dei campi con le colonne sarà conservato per tutte le importazioni future di questo tipo di dati.
- Se eravate in modalità Utilizzo Esclusivo fate clic su
nella barra degli strumenti. - Nella finestra che compare, scegliete salvando le vostre modifiche.
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