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  Si può mettere in copia una persona che non è nella base dati?

Sì: nella finestra di invio di un'e-mail (tasto della barra degli strumenti) o nella finestra di invio di una lettera / documento (tasto della barra degli strumenti), mettete

Nella finestra che compare inserite l'indirizzo della persona da mettere in copia nei campi Cc o Ccn (copia nascosta).