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Importare le aziende da un foglio di calcolo
Se disponete di un foglio di calcolo con l'elenco delle aziende e i loro recapiti, il responsabile aziendale, ecc., potete recuperare o aggiornare queste informazioni in HYPERPLANNING in pochi clic.
Se la base contiene già dei dati, verificate l'ortografia dei cognomi, dei nomi, ecc., in modo che HYPERPLANNING non crei dei doppioni: se l'azienda esiste già e ha un responsabile aziendale, quest'ultimo sarà sostituito con quello presente nel foglio di calcolo al momento dell'importazione.
Se la base contiene già dei dati, verificate l'ortografia dei cognomi, dei nomi, ecc., in modo che HYPERPLANNING non crei dei doppioni: se l'azienda esiste già e ha un responsabile aziendale, quest'ultimo sarà sostituito con quello presente nel foglio di calcolo al momento dell'importazione.
Primo step : preparazione del foglio di calcolo per l'importazione
- ll foglio di calcolo deve avere una linea per azienda e una colonna per tipo di informazione (campo). Un file Excel di esempio viene fornito con l'applicazione al percorso C:\Programmi\Index Education\Hyperplanning 2024\Rete\Client\Exemples\Fichiers Import\;
- Non è necessario che ci sia una linea di etichette ma può facilitare l'associazione con i campi HYPERPLANNING al momento dell'importazione;
- HYPERPLANNING necessita di almeno un campo tra Ragione sociale e Identificativo UID;
- Per importare un campo non previsto in HYPERPLANNING è necessario prevedere una colonna per questo tipo di informazione nel foglio di calcolo e rispettare la sintassi <Tipo di informazione>Informazione così che HYPERPLANNING possa trasformare quella colonna in tipologia al momento dell'importazione.
Se l'azienda ha più recapiti è necessario importarli separatamente, seguendo la procedura d'importazione dei contatti aziendali.
Secondo step: importazione delle aziende in HYPERPLANNING
- Nel file del foglio di calcolo, selezionate i dati da importare e fate Ctrl + C per copiarli;
- Andate a qualsiasi visualizzazione della sezione In azienda;
- Fate Ctrl + V per incollare i dati: si aprirà la finestra di importazione;
- Selezionate in alto il tipo Aziende come tipo di dato da importare;
- Indicate Tabulazione come separatore dei campi;
- Mettete ogni colonna in corrispondenza con un campo di HYPERPLANNING. Per farlo, fate clic sulla freccia accanto al titolo Campo ignorato e selezionate dal menu a tendina il campo a cui corrisponde la colonna;
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
Finchè mancano dei campi obbligatori tutti i dati verranno visualizzati in rosso. Se alcuni dati restano in rosso alla fine delle operazioni significa che non corrispondono al formato atteso: al passaggio del mouse potrete visualizzarne il motivo. La maggior parte delle volte i dati sono importati ma modificati per rispettare la conformità. - Se avete copiato i titoli delle colonne mettete la spunta a Non importare le [1] prime righe,
- Se una colonna contiene dei dati non previsti da HYPERPLANNING, scegliete la corrispondenza Tipologia, che vi permette di creare dei campi non previsti,
- Se delle colonne contengono più dati (più valori per il vostro campo personalizzato) verificate il segno che li separa nel campo Separatore di risorse multiple (di default è la virgola);
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
- Fate clic su Importa: HYPERPLANNING propone di passare in modalità Utilizzo Esclusivo (gli altri utenti passano in modalità Consultazione per il tempo dell'importazione e potete scegliere di non conservare i dati importati alla fine del processo);
- HYPERPLANNING visualizza un rapporto con il numero di dati importati, creati o modificati;
- Chiudete la finestra;
- HYPERPLANNING propone di salvare il formato di importazione, la messa in corrispondenza dei campi con le colonne sarà conservato per tutte le importazioni future di questo tipo di dati;
- Se eravate in modalità Utilizzo Esclusivo fate clic sul tasto
nella barra degli strumenti; - Nella finestra che compare scegliete salvando le vostre modifiche.
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