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Importare l'elenco degli stage o degli apprendistati da un foglio di calcolo
Tutti i seguenti dati possono essere importati da Excel in HYPERPLANNING: addetti aule, apprendistati, attività, aule, aziende, calendari, città, contatti aziendali, corsi, definizione delle tipologie, docenti, extra docenza, genitori, legami tra gruppi / opzioni, materie, materie personalizzate, modelli di competenze, percorsi formativi, piani di studio e moduli, programmi, raggruppamenti, stage, studenti, tutor aziendali, utenti.
Primo step: la preparazione del foglio di calcolo per l'importazione
- Al momento dell'importazione degli stage e degli apprendistati, potreste dover creare i relativi dati (azienda, responsabile, contatto aziendale, tutor) se non sono già presenti nella base dati.
- Se la base contiene già questi dati, verificate l'ortografia dei cognomi, dei nomi, etc., in modo che HYPERPLANNING non crei dei doppioni.
- Il foglio di calcolo deve avere una riga per dato e una colonna per tipo di informazione (campo). Un file Excel di esempio viene fornito con il software in C:\Program Files\Index Education\Hyperplanning 2024\Réseau\Client\Exemples\Fichiers Import\
- Non è necessario che ci sia una riga con le etichette, ma può facilitare l'abbinamento con i campi di HYPERPLANNING al momento dell'importazione;
- HYPERPLANNING necessita di almeno due campi che permettano di identificare lo studente e l'azienda.
Attenzione: l'importazione di alcuni campi rende obbligatoria la creazione di alcuni campi secondari, se avete importato la data di inizio dello stage o dell'apprendistato, dovrete anche importare la data di fine. - Se alcuni campi possono presentare dei casi di omonimia, dovrete creare un campo che permetta di distinguerli.
- Per importare un campo non previsto da HYPERPLANNING è necessario prevedere una colonna per questo tipo di informazione nel foglio di calcolo e rispettare la sintassi <Tipo di informazione>Informazione così che HYPERPLANNING trasformi quella colonna in tipologia al momento dell'importazione.
Secondo step: l' dei dati in HYPERPLANNING
- Nel file del foglio di calcolo, selezionate i dati da importare e fate Ctrl + C per copiarli.
- Andate in qualsiasi visualizzazione dell'ambiente Orari.
- Fate Ctrl + V per incollare i dati: si aprirà la finestra di .
- Selezionate in alto il tipo di dato da importare: Apprendistato o Stage
- Indicate Tabulazione come separatore di campo.
- Mettete ogni colonna in corrispondenza con un campo di HYPERPLANNING. Per farlo, fate clic sulla freccia accanto al titolo Campo ignorato e selezionate dal menu a tendina il campo a cui corrisponde la colonna.
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
Finchè mancano dei campi obbligatori tutti i dati verranno visualizzati in rosso. Se alcuni dati restano in rosso alla fine delle operazioni significa che non corrispondono al formato atteso: al passaggio del mouse potrete visualizzarne il motivo. La maggior parte delle volte i dati sono importati ma modificati per rispettare la sintassi. - Se avete copiato i titoli delle colonne mettete la spunta a Non importare le [1] prime linee.
- Se una colonna contiene dei dati non previsti da HYPERPLANNING, scegliete la corrispondenza Tipologia che vi permette di creare dei campi non previsti,
- Se la sintassi <Tipologia>informazione non è stata rispettata, HYPERPLANNING creerà una tipologia Da rinominare.
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
- Fate clic su Importa: HYPERPLANNING propone di passare in modalità Utilizzo Esclusivo (gli altri utenti passano in modalità Consultazione per il tempo dell' e potete scegliere di non conservare i dati importati alla fine del processo).
- HYPERPLANNING visualizza un rapporto con il numero di dati importati, creati o modificati.
- Chiudete la finestra.
- HYPERPLANNING propone di salvare il formato di , la messa in corrispondenza dei campi con le colonne sarà conservata per tutte le importazioni future di dati sugli stage e sugli apprendistati.
- Se eravate in modalità Utilizzo Esclusivo fate clic sul tasto
nella barra degli strumenti. - Nella finestra che compare scegliete salvando le vostre modifiche.
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