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Importare un elenco di studenti da un foglio di calcolo
Se disponete di un foglio di calcolo con l'elenco degli studenti, potete recuperare o aggiornare i dati in HYPERPLANNING in pochi clic. Se la base dati contiene già alcuni dati verificate l'ortografia dei nomi così che HYPERPLANNING non crei dei doppioni.
Primo step: preparazione del foglio di calcolo per l'importazione
- Il foglio di calcolo deve avere una linea per studente e una colonna per tipo di informazione (campo). Un file Excel di esempio viene fornito con l'applicazione al percorso C:\Programmi\Index Education\Hyperplanning 2024\Rete\Client\Exemples\Fichiers Import\
- Non è necessario che ci sia una linea di etichette, ma può facilitare l'associazione con i campi HYPERPLANNING al momento dell'importazione.
- HYPERPLANNING necessita di almeno un campo tra: Nome, Matricola, Identificativo CAS o Identificativo-UID.
- Se più studenti hanno lo stesso cognome è necessario aggiungere il campo Nome o Nato/a il che deve essere diverso per ognuna di essi, così che HYPERPLANNING crei tutti gli studenti corrispondenti.
- Potete importare nello stesso file i genitori dello studente: aggiungete in questo caso le colonne Genitore 1-Cognome, Genitore 1-Nome, Genitore 1-Recapiti-Indirizzo1, Genitore 2-Cognome, Genitore 2-Nome, Genitore 2-Recapiti-Indirizzo1, ecc. Se i genitori erano già presenti o se importate più di un figlio contemporaneamente verificate l'ortografia di cognomi, nomi e indirizzi così che HYPERPLANNING non crei doppioni.
- Il corso, così come tutti i gruppi a cui è stato assegnato lo studente, si assegnano nella stessa colonna separati da una virgola: perché HYPERPLANNING riconosca che si tratta di un gruppo, quest'ultimo deve essere obbligatoriamente rinominato come segue: <NOME DEL CORSO><NOME DELLA SUDDIVISIONE><NOME DEL GRUPPO.
- Per importare un campo non previsto in HYPERPLANNING è necessario prevedere una colonna per questo tipo di informazione nel foglio di calcolo e rispettare la sintassi <Tipo di informazione>Informazione così che HYPERPLANNING possa trasformare quella colonna in tipologia al momento dell'importazione.
Secondo step: importazione degli studenti in HYPERPLANNING
- Nel file del foglio di calcolo, selezionate i dati da importare e fate Ctrl + C per copiarli;
- Andate a qualsiasi visualizzazione dell'ambiente Orario;
- Fate Ctrl + V per incollare i dati: si aprirà la finestra di importazione;
- Selezionate in alto il tipo di dato da importare: Studenti;
- Indicate Tabulazione come separatore dei campi;
- Mettete ogni colonna in corrispondenza con un campo di HYPERPLANNING. Per farlo, fate clic sulla freccia accanto al titolo Campo ignorato e selezionate dal menu a tendina il campo a cui corrisponde la colonna.
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
Finché mancano dei campi obbligatori tutti i dati verranno visualizzati in rosso. Se alcuni dati restano in rosso alla fine delle operazioni significa che non corrispondono al formato atteso: al passaggio del mouse potrete visualizzarne il motivo. La maggior parte delle volte i dati sono importati ma modificati per rispettare la conformità. - Se avete copiato i titoli delle colonne mettete la spunta a Non importare le [1] prime linee.
- Se alcune delle colonne importate contengono più dati (per esempio delle attività con più docenti o dei docenti che hanno più materie assegnate, etc.), verificate che il carattere che le separa nel campo Separatore di risorse multiple (di default, è inserita la virgola).
- Se una colonna contiene dei dati non previsti da HYPERPLANNING, scegliete la corrispondenza Tipologia, che vi permette di creare dei campi non previsti,.
- Attenzione alle informazioni sull'appartenenza ai corsi, ai gruppi o alle opzioni: scegliete se HYPERPLANNING li deve aggiungere ai dati già presenti o li deve sostituire. Se non importate dei dati relativi alle assegnazioni, la casella Aggiungi le assegnazioni importate alle assegnazioni esistenti deve essere selezionata.
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
- Fate clic su Importa: HYPERPLANNING propone di passare in modalità Utilizzo Esclusivo (gli altri utenti passano in modalità Consultazione per il tempo dell'importazione e potete scegliere di non conservare i dati importati alla fine del processo).
- HYPERPLANNING visualizza un report con il numero di dati importati, creati o modificati.
- Chiudete la finestra.
- HYPERPLANNING propone di salvare il formato di importazione, la messa in corrispondenza dei campi con le colonne sarà conservato per tutte le importazioni future di questo tipo di dati
- Se eravate in modalità Utilizzo Esclusivo fate clic su
nella barra degli strumenti. - Nella finestra che compare, scegliete salvando le vostre modifiche.
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