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Importare l'elenco delle attivitā da un foglio di calcolo
Tutti i seguenti dati possono essere importati da Excel in HYPERPLANNING: addetti aule, calendari, attività, piani di studio e moduli, definizione delle tipologie, docenti, aziende, studenti, legami tra gruppi / opzioni, tutor di stage, materie, materie personalizzate, modelli di programmi, genitori, programmi, corsi, raggruppamenti, aule, stage, utenti.
Primo step: preparazione del foglio di calcolo per l'importazione
- Importando le attività creerete - se questi dati non esistono già nella base dati - le materie, il docente, il corso o il gruppo, l'aula, ecc.;
- Se la base contiene già dei dati verificate l'ortografia dei cognomi, dei nomi, ecc., così che HYPERPLANNING non crei dei doppioni;
- Il foglio di calcolo deve comprendere una linea per attività e una colonna per tipo di informazione (campo). Un file Excel di esempio viene fornito con l'applicazione in C:\Program Files\Index Education\Hyperplanning 2024\Rete\Client\Exemples\Fichiers Import\;
- Non occorre che ci sia una linea di etichette ma può facilitare la messa in corrispondenza con i campi HYPERPLANNING al momento dell'importazione;
- HYPERPLANNING necessita di almeno due campi fra: Materia > Nome o Identificativo-UID, Docente > Cognome, o Identificativo CAS o Identificativo-UID, Corso > Nome o Identificativo-UID, Aula > Nome o Identificativo-UID;
- Occorre creare una linea per attività ma il corso può essere composto da più lezioni;
- Se più attività contengono esattamente gli stessi dati HYPERPLANNING crea tanti esemplari dell'attività quante sono le linee presenti nel foglio di calcolo;
- Se nella vostra base dati ci sono delle omonimie è necessario aggiungere delle colonne che evitino ambiguità (nome di battesimo per il docente, codice per il corso, ecc.);
- Affinché HYPERPLANNING sappia che si tratta di un'attività in un gruppo, il gruppo deve avere tassativamente questa sintassi: <NOME DEL CORSO><NOME DELLA SUDDIVISIONE>NOME DEL GRUPPO
- Per importare un campo non previsto in HYPERPLANNING è necessario prevedere una colonna per questo tipo di informazione nel foglio di calcolo e rispettare la sintassi <Tipo di informazione>Informazione affinchè HYPERPLANNING trasformi quella colonna in tipologia al momento dell'importazione.
Secondo step: importazione delle attività in HYPERPLANNING
- Nel file del foglio di calcolo selezionate i dati da importare, poi fate Ctrl + C per copiarli;
- Andate in qualsiasi visualizzazione dell'ambiente Orario;
- Se non avete specificato il periodo attivo delle attività all'interno del file Excel (una colonna riportante le settimane o il periodo del calendario), verificate e modificate secondo le vostre necessità le settimane selezionate sulla barra Periodo attivo: queste devono corrispondere alle settimane potenziali per le attività (primo semestre, intero anno formativo, ecc);
- Fate Ctrl + V per incollare i dati: si aprirà la finestra di importazione;
- Selezionate in alto il tipo di dato da importare: Attività.
- Indicate Tabulazione come separatore di campo;
- Mettete ogni colonna in corrispondenza con un campo di HYPERPLANNING. Per farlo, fate clic sulla freccia accanto al titolo Campo ignorato e selezionate dal menu a tendina il campo a cui corrisponde la colonna;
- HYPERPLANNING vi indicherà il numero minimo di campi da importare.
- Se una colonna non deve essere importata, lasciate Campo ignorato.
Finché mancano dei campi obbligatori tutti i dati verranno visualizzati in rosso. Se alcuni dati restano in rosso alla fine delle operazioni significa che non corrispondono al formato atteso: al passaggio del mouse potrete visualizzarne il motivo. La maggior parte delle volte i dati sono importati ma vengono modificati per rispettare la conformità, - Se avete copiato i titoli delle colonne mettete la spunta a Non importare le [1] prime linee,
- Se delle colonne contengono più dati (delle attività che contengono più docenti o corsi) verificate il carattere che li separa nel campo Separatore di risorse multiple (di default è la virgola);
- Se un'attività è attribuita a un gruppo, questo deve essere indicato rispettando la sintassi <NOME DEL CORSO><NOME DELLA SUDDIVISIONE><NOME DEL GRUPPO>
- Se una colonna contiene dei dati non previsti da HYPERPLANNING, scegliete la corrispondenza Tipologia, che vi permette di creare dei campi non previsti.
- Fate clic su Importa: HYPERPLANNING propone di passare in modalità Utilizzo Esclusivo (gli altri utenti passano in modalità Consultazione per il tempo dell'importazione e potete scegliere di non conservare i dati importati alla fine del processo);
- HYPERPLANNING visualizza un rapporto con il numero di dati importati, creati o modificati;
- Chiudete la finestra;
- HYPERPLANNING propone di salvare il formato di importazione, la messa in corrispondenza dei campi con le colonne sarà conservato per tutte le importazioni future di questo tipo di dati;
- Se eravate in modalità Utilizzo Esclusivo, cliccate su
nella barra degli strumenti; - Nella finestra che compare scegliete salvando le vostre modifiche.
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