Base de connaissances PRONOTE Campus
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Organiser les données par famille
Table des matières
Les familles permettent de créer des champs qui n'ont pas été prévus dans PRONOTE Campus. Elles facilitent la gestion des données en permettant de leur associer les critères de votre choix. Par exemple, vous pouvez créer une famille qui permet de trier vos salles selon leur accessibilité.
1. Créer une famille et ses rubriques
- Rendez-vous dans le menu Paramètres > Autres données > Familles.
- Cliquez sur Nouvelle famille, saisissez un libellé ACCESSIBILITE et validez avec la touche Entrée de votre clavier.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez :
- le mode Rubriques prédéfinies : vous définissez à l'avance un nombre limité de rubriques puis les associez à vos données dans les listes. Vous pouvez ensuite utiliser les rubriques pour organiser ses données grâce aux fonctions d'extraction et de tri. Par exemple, la famille ACCESSIBILITE pourrait regrouper les rubriques AD, NON ACCESSIBLE, PMR ;
- le mode Rubriques libres : aucune rubrique n'est définie à l'avance, et vous saissiez un texte libre à chacune de vos données. Par exemple, la famille "N° dossier" vous permet de renseigner un numéro propre à chaque étudiant.
- Si vous choisissez le mode Rubriques prédéfinies, sélectionnez la famille créée et cliquez sur Nouvelle rubrique pour ajouter les différentes valeurs possibles. Ces rubriques correspondent aux options qui pourront être affectées aux ressources concernées. Par exemple une salle NON ACCESSIBLE ou PMR.
- Double-cliquez dans la colonne Utilisée pour. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les données auxquelles ce nouveau champ pourra s'appliquer.
- Double-cliquez dans la colonne Visibilité. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez :
- Visibilité libre : les utilisateurs sont libres d'afficher/masquer les données de leur choix ;
- Visibilité proposée : les utilisateurs définis pourront appliquer votre filtre depuis le menu Mes préférences > Affichage > Générales.
- Visibilité imposée : seuls les utilisateurs définis auront la possibilité d'afficher les données qui les concernent dans les listes.
- En cas de Visibilité imposée, un champ Utilisateurs autorisés apparaît à droite de chaque rubrique : double-cliquez dedans et cochez les utilisateurs ou les profils d'utilisation (pour cocher tous les utilisateurs du profil) qui peuvent accéder aux données classées dans cette rubrique.
Remarque
Si vous limitez l'accès aux données, l'utilisateur ne verra pas les données concernées dans ses listes. Il les verra éventuellement via les emplois du temps s'il a accès aux autres données. Il est intéressant de limiter l'accès aux données si la base de données regroupe des données de plusieurs filières / écoles, et si les utilisateurs sont en charge de certaines promotions / salles uniquement. - Validez.
2. Rattacher les données aux rubriques
Une fois la famille et les rubriques créées, il faut indiquer pour chaque donnée sa ou ses rubriques. Une colonne par famille s'affiche dans les listes concernées. Soit vous agissez directement dans les listes de données, soit vous importez les données avec leur rubrique.
- Rendez-vous sur la liste de ressources concernées (enseignants, salles, etc.)
- Cliquez sur le bouton
en haut à droite de la liste. - Dans la fenêtre de personnalisation, sélectionnez la ligne correspondante et glissez-là à droite parmi les colonnes affichées.
- Dans la liste, sélectionnez les ressources à rattacher à la même rubrique. Puis, faites un clic droit Modifier > Familles > Toutes les familles à rubriques prédéfinies.
- Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la ou les rubriques et validez.
Vous pouvez fusionner des familles en cas de doublon.
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