Signature électronique – Étape 5 : suivre les signatures et finaliser le processus par le responsable d'établissement

1. Une fois le document transmis aux signataires, rendez-vous dans l'affichage Communication > Courriers et documents > Historique des envois.
   
   
   Un affichage de suivi dédié aux conventions de stage est également disponible : Stages > Stagiaires > Suivi des signatures électroniques des conventions de stage.
2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Signature électronique.
3. À droite, cliquez sur le bouton État du document (x) et cochez les états des documents à afficher.
4. Sur la liste des documents envoyés, une coche verte apparaît lorsque la personne a bien signé le document. Le symbole signifie au contraire que le document n'est pas encore signé.
5. Tant que tous les signataires obligatoires n'ont pas signé, la colonne État du document indique En att. de signature.
   
   
   
   
   Si vous estimez que les signataires tardent à apposer leur signature sur le document, sélectionnez les documents concernés, puis cliquez sur le bouton Relancer le(s) signataire(s) pour les inviter à signer (Par SMS ou Par E-mail).

6. Si le document ne comporte aucun signataire optionnel, il passe directement à l'état À finaliser dès que tous les signataires ont signé. Si le document comporte des signataires obligatoires et optionnels, il passe à l'état :

   • Finalisable lorsque tous les signataires obligatoires ont signé ; 
   • À finaliser lorsque tous les signataires obligatoires et optionnels ont signé.
     
     
7. Si aucun rôle établissement n'a été ajouté au document, le document sera automatiquement finalisé et archivé une fois que l'ensemble des signataires auront signé. L'utilisateur avec le droit approprié aura la possibilité de forcer la finalisation d'un document de ce type s'il choisi de ne pas attendre des signatures optionnelles.

1. Depuis le Client, rendez-vous à l'affichage Communication > Courriers et documents > Historique des envoies. 
2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Signature électronique.
3. Sélectionnez le(s) document(s) prêt(s).
4. Cliquez sur le bouton Finaliser les documents. Si la signature du responsable de l'établissement est exigée, il est redirigé vers à la plateforme de signature.
   
   
   
   
   Si des signatures optionnelles manquent, une message de confirmation s'affiche.

Signer le document

1. Signez le document. Il est possible de procéder de 3 manières :
   • depuis l'onglet Dessin, cliquez sur le bouton Importer une image, puis désignez l'image de votre signature au format *.png ou *.jpeg.
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   • depuis l'onglet Dessin, signez en utilisant votre souris. Vous pouvez enregistrer cette signature en cliquant sur Enregistrer comme signature par défaut.
     
     
     
     
     Dans ces deux cas, si le résultat ne vous satisfait pas, vous pouvez supprimer la signature importée ou dessinée en cliquant sur le bouton .
   • depuis l'onglet Texte, saisissez votre nom et prénom.
     
     
   
   
   
2. Cliquez sur le bouton Signer qui devient alors accessible.
3. Une fenetre vous indique que la transaction a bien été traité. Cliquez sur Quitter.
   
   
   
   
4. Une fenêtre vous confirme la fin du processus.
   
   
5. Sur les affichages de suivi, dès que le responsable de l'établissement a signé, son nom et son prénom sont indiqués dans la colonne correspondante et la colonne État du document affiche alors la mention Archivé.