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Comment mettre en place l'émargement numérique ?
Table des matières
L'émargement numérique va vous permettre d'attester de la présence des formateurs, des étudiants soumis à l'émargement aux séances prévues. Dans le cas de formations financées par des organismes publics ou privés (comme les OPCO), cet émargement fournit alors une preuve concrète de l'engagement des apprenants et de la mise en oeuvre effective de la formation.
Elle établit l'identité du signataire et assure l'authenticité de sa signature. C'est également une preuve matérielle en cas de contestation ou de litige. Cette fonctionnalité est accessible sur les Espaces Enseignants, Étudiants et Secrétariat.
Elle établit l'identité du signataire et assure l'authenticité de sa signature. C'est également une preuve matérielle en cas de contestation ou de litige. Cette fonctionnalité est accessible sur les Espaces Enseignants, Étudiants et Secrétariat.
Important : cette fonctionnalité n'est prévue que pour les clients hébergés. Pour plus d'informations, veuillez contacter notre service commercial.
1. Activer l'émargement numérique
Dans un premier temps, activez l'émargement numérique sur votre base.
- Rendez-vous dans le menu Paramètres > Assiduité > Émargement numérique.
Remarque
Par défaut, l'émargement est ouvert pendant la durée du cours + 15 minutes au-delà. Si nécessaire, vous pouvez personnaliser le délai accordé pour émarger.
2. Affecter l'émargement numérique aux cours et aux étudiants concernés
Définissez ensuite les cours et les étudiants soumis à l'émargement numérique.
Paramétrage des cours
- Rendez-vous dans l'affichage Plannings > Cours >
Liste. - Sur la ligne du cours concerné, double-cliquez dans la colonne Émargement numérique. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton
en haut à droite de la liste pour l'afficher.
Remarque
Si plusieurs cours sont soumis à l'émargement, faites un clic droit, puis choisissez Modifier le cours > Émargement numérique > Oui. Si seules certaines séances sont soumises à l'émargement, paramétrez l'émargement depuis l'affichage Plannings > Cours >
Planning multisemaine.Le conseil du formateur
Si besoin, vous pouvez attribuer ou changer le mode d'appel du cours à cette étape.
Paramétrage des étudiants
Prérequis
Le nom, le prénom, la date de naissance, l'INE et UID (si besoin) de l'étudiant sont déjà saisis ou importés. Tout import d'étudiant soumis à l'émargement doit contenir ces éléments pour éviter les doublons. Un INE fictif est nécessaire pour les étudiants qui n'en ont pas et doit être conservé jusqu'à la fin de l'année.
Le nom, le prénom, la date de naissance, l'INE et UID (si besoin) de l'étudiant sont déjà saisis ou importés. Tout import d'étudiant soumis à l'émargement doit contenir ces éléments pour éviter les doublons. Un INE fictif est nécessaire pour les étudiants qui n'en ont pas et doit être conservé jusqu'à la fin de l'année.
- Rendez-vous dans l'affichage Plannings > Étudiants > Liste.
- Sur la ligne de l'étudiant concerné, double-cliquez dans la colonne
Soumis à l'émargement numérique. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l'afficher.
Vous pouvez faire une multisélection des étudiants, faire un clic droit, puis choisir Modifier > Soumis à l'émargement numérique > Oui.
3. Appel de l'enseignant depuis son Espace
Une fois le paramétrage effectué, l'enseignant peut faire l'appel depuis son Espace. Il doit avoir le droit de saisir des absences et remplir la feuille d'appel.
Depuis son Espace, l'enseignant fait l'appel et signe l'émargement numérique.
4. Signature des étudiants
Les étudiants peuvent ensuite déclarer leur présence depuis leur Espace.
La signature est possible dès l'ouverture du cours à l'émargement numérique.
5. Contrôler l'émargement et valider les signatures
Enfin, contrôlez l'émargement et validez les signatures depuis le 
Client.
- Rendez-vous dans l'affichage Assiduité > Émargement numérique >
Supervision par séance.
Le conseil du formateur
Clôturez le planning des semaines écoulées depuis le menu Paramètres > Paramètres généraux > Clôturer une période pour garantir que les données de l'émargement ne seront plus modifiés.
Clôturez le planning des semaines écoulées depuis le menu Paramètres > Paramètres généraux > Clôturer une période pour garantir que les données de l'émargement ne seront plus modifiés.
Dernière mise à jour le jeudi 30 janvier 2025
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