NOUVEAU - Mettre en place l'émargement numérique

L'émargement numérique va vous permettre d'attester de la présence des formateurs, des étudiants aux séances prévues. Dans le cas de formations financées par des organismes publics ou privés (comme les OPCO), cet émargement fournit alors une preuve concrète de l'engagement des apprenants et de la mise en oeuvre effective de la formation.
Elle établit l'identité du signataire et assure l'authenticité de sa signature. C'est également une preuve matérielle en cas de contestation ou de litige.
Cette fonctionnalité n'est prévue que pour les clients hébergés et est comprise dans la licence jusqu'à un certain seuil. Elle est alors accessible sur les Espaces Enseignants, Étudiants et Secrétariat.

Important : l'émargement numérique n'est pas activé par défaut. Pour accéder à ce service de confiance, veuillez au préalable contacter notre service commercial.

Activer l'émargement numérique

Rendez-vous dans le menu Paramètres > Assiduité > Émargement numérique.
Cochez Activer la gestion de l'émargement numérique.
Lors de l'activation, la fenêtre Sélection du code établissement s'affiche. Cliquez sur Nouveau, saisissez le code client propre à la base sur laquelle vous travaillez, puis cliquez sur le bouton Valider.

Pour créer un code établissement, vous pouvez utiliser des lettres en majuscules et minuscules, des caractères numériques ainsi que des caractères spéciaux.

Affecter l'émargement numérique aux cours et aux étudiants concernés

Paramétrage des cours

Rendez-vous dans l'affichage Plannings > Cours > Liste.
Sur la ligne des cours concernés, double-cliquez dans la colonne Émargement numérique. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l'afficher.

Vous pouvez sélectionner les cours, faire un clic droit, puis choisir Modifier le cours > Émargement numérique > Oui.

Paramétrage des étudiants

Rendez-vous dans l'affichage Plannings > Étudiants > Liste.
Sur la ligne des cours concernés, double-cliquez dans la colonne Soumis à l'émargement numérique. Si vous ne voyez pas cette colonne, cliquez sur le bouton en haut à droite de la liste pour l'afficher.

Vous pouvez sélectionner les étudiants, faire un clic droit, puis choisir Modifier > Soumis à l'émargement numérique > Oui.

Appel de l'enseignant depuis son Espace

Depuis son Espace, l'enseignant procède à l'appel.

Rendez-vous dans l'onglet Assiduité > Feuille d'appel.
Sélectionnez le cours dans l'emploi du temps. Le mode d'appel (Appel par l'enseignant, QR Code tournant ou QR Code fixe) est précisé.
Sur les lignes des étudiants concernés, cliquez sur Absence ou Retard.
Sélectionnez Oui pour clôturer l'appel en bas de la feuille d'appel.
Dans la fenêtre qui s'affiche, l'enseignant appose sa signature, puis clique sur le bouton Ouvrir l'émarg. num..

Si la signature réalisée ne lui convient pas, l'enseignant peut recommencer l'opération en cliquant sur le bouton .
On bascule aussitôt sur l'onglet Validation de présence. Désormais, les étudiants présents sont amenés à signer pour attester de leur présence au cours. L'émargement est ouvert pour les enseignants et les étudiants pendant la durée du cours + 15 minutes au-delà. Dans l'exemple ci-dessous, le cours a lieu de 10h à 12h, mais on s'aperçoit que l'étudiant peut signer jusqu'à 12h15.

Signature des étudiants

Dès que le cours est ouvert à l'émargement numérique, un widget sur la page d'accueil de son Espace invite l'étudiant à signer / scanner le QR Code et signer.

Il peut également se rendre dans l'onglet Vie scolaire > Récapitulatif de mes émargements, puis cliquer sur A signer dans le menu de gauche.

Après avoir cliqué sur le bouton Signer, la fenêtre suivante s'affiche. L'étudiant signe, puis clique sur le bouton Valider.

Suivre les signatures des étudiants

Depuis son Espace, l'enseignant peut visualiser si les étudiants procèdent bien à l'émargement numérique.

Validation finale afin de vérifier les signatures

Rendez-vous dans l'affichage Assiduité > Émargement numérique > Supervision par séance.
Sélectionnez le cours concerné. À droite, vous visualisez les signatures de l'enseignant et des étudiants.