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Saisir des absences et des remplacements
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Saisie des absences et des remplacement.
Depuis la saisie des absences et des remplacements, vous saisissez les absences des enseignants et organisez dans le même temps leur remplacement de courte ou longue durée.
Si vous ne savez pas encore qui assure le remplacement, vous partagez depuis ce même affichage les propositions aux enseignants.
Quand un professeur est saisi absent, ses cours sont annulés ; la salle devient disponible et les élèves peuvent être mis en permanence.
Saisie des absences et des remplacement.Depuis la saisie des absences et des remplacements, vous saisissez les absences des enseignants et organisez dans le même temps leur remplacement de courte ou longue durée.
Si vous ne savez pas encore qui assure le remplacement, vous partagez depuis ce même affichage les propositions aux enseignants.
Quand un professeur est saisi absent, ses cours sont annulés ; la salle devient disponible et les élèves peuvent être mis en permanence.
Table des matières
1. Prérequis2. Saisir l'absence d'un enseignant
3. Organiser un remplacement de courte durée (RCD)
4. Organiser un remplacement de longue durée
5. Mettre les élèves en permanence
1. Prérequis
Avant de commencer à saisir des absences, vérifiez les paramètres suivants afin de vous assurer que les absences saisies seront bien prises en compte.
- Pour personnaliser les motifs et statuts des absences : rendez-vous dans Paramètres > Généraux > Absences.
- Pour activer les missions complémentaires : rendez-vous dans Paramètres > Généraux > Missions.
- Pour affecter des missions complémentaires : rendez vous dans Emploi du temps > Professeurs > Liste.
- Pour saisir les préférences de remplacements des enseignants : rendez-vous dans Gestion par semaine et absences > Professeurs >
Plages privilégiées de remplacement. - Pour saisir les préférences de remplacement des enseignants : rendez-vous dans Gestion par semaine > Professeurs > Plages privilégiées de remplacement des enseignants
2. Saisir l'absence d'un enseignant
- Sélectionnez un professeur dans la liste à gauche.
- Sélectionnez la ou les semaines concernées sur la réglette en-dessous de la grille.
- Sélectionnez Absences, puis le motif de l'absence dans le menu déroulant.
- Cliquez-glissez sur les créneaux horaires où le professeur est absent : ils s'affichent de la couleur du motif. Pour réduire ou supprimer l'absence, cliquez-glissez à nouveau sur ces créneaux.
Remarque
Si vous saisissez une absence de longue durée (par défaut, à partir de 15 jours) et qu'il existe des aménagements gênants sur la période de l'absence, vous êtes immédiatement alertés et vous pouvez choisir de les conserver ou non.
- Une ligne récapitulant l'absence s'affiche en bas de l'écran.
Vous pouvez à tout moment retrouver les dates de saisie et les auteurs des absences enregistrées sur la ligne qui récapitule l'absence. Pour cela, cliquez sur le bouton
, puis ajoutez les colonnes Créée le et Créée par.
En cas de saisie d'une absence après la planification de rencontres, EDT vous propose d'annuler ces rencontres.
3. Organiser un remplacement de courte durée (RCD)
- Après avoir saisi l'absence, sélectionnez le professeur absent dans la liste à gauche et l'absence concernée dans la liste en bas de l'écran (soit la fin de l'étape 1 de saisie de l'absence).
- Sélectionnez l'option Remplacements courte durée (RCD) au-dessus de la grille.
- Dans la liste en bas, double-cliquez dans la colonne Remplacements.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, utilisez les options de filtrage pour réduire la liste des professeurs. Si le remplacement est effectué dans le cadre du Pacte enseignant, cliquez sur le bouton
du filtre Adhérents aux missions et cochez uniquement les missions souhaitées dans la fenêtre qui s'affiche. - Pour réduire encore la liste, cochez ensuite Uniquement s'il reste des heures d'engagement non affectées.
- Vous pouvez soit :
- affecter un remplaçant : sélectionnez le remplaçant dans la liste, puis cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre Affecter le remplaçant. Si le remplacement est effectué dans le cadre du Pacte enseignant, attribuez la mission via le menu déroulant de la colonne Mission à associer au cours (le nombre d'heures effectuées sur le nombre d'heures prévues pour cette mission apparaît entre parenthèses).
- proposer le remplacement aux professeurs : cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre Proposer des remplacements puis choisissez un mode d'envoi.
- affecter un remplaçant : sélectionnez le remplaçant dans la liste, puis cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre Affecter le remplaçant. Si le remplacement est effectué dans le cadre du Pacte enseignant, attribuez la mission via le menu déroulant de la colonne Mission à associer au cours (le nombre d'heures effectuées sur le nombre d'heures prévues pour cette mission apparaît entre parenthèses).
Pour un envoi par SMS, vérifiez que vous avez bien activé le service.
Pour un envoi par e-mail, vous pouvez modifier le modèle d'envoi dans Communication > Courriers et documents > Afficher les modèles de documents.
Pour un envoi par e-mail, vous pouvez modifier le modèle d'envoi dans Communication > Courriers et documents > Afficher les modèles de documents.
4. Organiser un remplacement de longue durée
L'option Remplacement long permet au remplaçant d'avoir accès aux cahiers de textes, noter, faire l'appel, être facilement ajouté aux conseils de classe ou aux rencontres parents-professeurs, et vous conservez l'historique des actions des professeurs.
Si vous remplacez le professeur absent par le remplaçant en multisélection depuis la fiche cours, dans l'onglet Emploi du temps, vous ne pourrez pas différencier les suivis : si le remplacement intervient au cours d'un trimestre, il ne sera par exemple plus possible de distinguer les notes mises par l'un ou l'autre professeur.
Par défaut, un remplacement est considéré long s'il dure au moins 15 jours. Cette durée est modifiable.
- Assurez-vous que le remplaçant existe dans la liste des professeurs et, au besoin, créez-le.
- Sélectionnez le professeur à remplacer dans la liste de gauche, la période d'absence sur la réglette, ainsi que l'absence concernée dans la liste du bas de l'écran.
- Sélectionnez ensuite l'option Remplacements longs en haut à droite. Par défaut, un remplacement est considéré long s'il dure au moins 15 jours ; vous pouvez modifier cette durée en cliquant sur le bouton
situé à côté.
- Dans la ligne d'absence en bas, double-cliquez dans la colonne Remplacements. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton
pour sélectionner le remplaçant.
- Précisez si nécessaire les services à remplacer, les plages horaires et les jours concernés par son remplacement.
- Indiquez la façon dont les services de notation doivent être gérés :
- Ne rien faire : en sélectionnant cette option, vous remettez à plus tard le paramétrage du service de notation (la modification du service devra être effectuée dans PRONOTE dans l'affichage Ressources > Professeurs > Services des professeurs).
- Gérer comme un co-enseignement : le remplaçant aura les mêmes droits sur le service que le professeur absent ( modification des notes, saisie des appréciations ...)
- Créer un sous-service avec le remplaçant : le remplaçant ne pourra intervenir que sur son sous-service ; seul le professeur absent garde la main sur le service.
- Créer un service au nom du remplaçant : chaque professeur a un service dédié (attention, cette option peut bloquer la remontée vers les applications nationales qui n'acceptent qu'un seul service).
- Cliquez sur Valider.
Si plusieurs remplaçants se partagent les cours, renouvelez l'opération (à partir de l'étape 3) autant de fois que nécessaire.
5. Mettre les élèves en permanence suite à une absence
Procédez comme pour un remplacement de courte durée :
- Sélectionnez un professeur dans la liste à gauche.
- Sélectionnez la ou les semaines concernées sur la réglette en-dessous de la grille.
- Sélectionnez Absences, puis le motif de l'absence dans le menu déroulant.
- Cliquez-glissez sur les créneaux horaires où le professeur est absent : ils s'affichent de la couleur du motif.
- Sélectionnez l'option Remplacements courte durée (RCD) au-dessus de la grille.
- Cliquez-glissez de nouveau sur le créneau horaire. Un R s'affiche sur le créneau.
- Dans la fenêtre de sélection des professeurs disponibles, sélectionnez la ligne Permanence.
- Validez en bas de la fenêtre en cliquant sur le bouton .
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