HYPERPLANNING - Importer la liste des stages ou alternances depuis un tableur

Support HYPERPLANNING

Toutes ces données peuvent être importées depuis Excel dans HYPERPLANNING : alternances, appariteurs, calendriers, cours, cursus et modules, décharges enseignants, définition des familles, enseignants, entreprises, étudiants, formations, liens entre TD / options, maîtres de stage, matières, matières personnalisées, parents, progressions, promotions, référentiels de compétences, regroupements, salles, stages, utilisateurs, villes.

Première étape : préparation du tableur pour l'import

En important les stages et alternances, vous pourvez créer les données liées (entreprise, responsable, maître de stage, tuteur en entreprise) si elles n'existent pas déjà dans la base.
Si la base contient déjà de telles données, vérifiez au préalable l'orthographe des noms de famille, des libellés, etc., afin qu'HYPERPLANNING ne crée pas des doublons.
Le tableur doit comprendre une ligne par donnée et une colonne par type d'information (champ). Un fichier Excel exemple est fourni avec l'application dans C:\Program Files\Index Education\Hyperplanning 2023\Réseau\Client\Exemples\Fichiers Import\
il n'est pas nécessaire qu'il y ait une ligne d'étiquettes, mais cela peut faciliter la mise en correspondance avec les champs HYPERPLANNING lors de l'import.
HYPERPLANNING nécessite au minimun l'import de deux champs permettant d'identifier, l'étudiant et l'entreprise.
Attention certains champs importés rendent des champs secondaires obligatoires, comme la date de fin du stage ou de l'alternance si vous avez importé la daté de début.
Si certaines données peuvent être concernées par des cas d'homonymie, il faut s'assurer de la présence d'un champ permettant la distinction.

Pour importer un champ non prévu dans HYPERPLANNING, il faut prévoir une colonne pour ce type d'information dans le tableur et respecter la syntaxe <Type d'information>Information pour qu'HYPERPLANNING transforme cette colonne en famille lors de l'import.

Dans le fichier du tableur, sélectionnez les données à importer et faites Ctrl + C pour les copier.
Rendez-vous sur n'importe quel affichage de l'onglet Plannings.
Faites Ctrl + V pour coller les données : la fenêtre d'import s'ouvre alors.
Sélectionnez en haut le type de donnée à importer: Alternances ou Stages

Indiquez Tabulation comme séparateur de champ.
Mettez chaque colonne en correspondance avec un champ HYPERPLANNING. Pour cela, cliquez sur la flèche à côté de l'intitulé Champ ignoré et sélectionnez dans le menu déroulant le champ auquel la colonne correspond.
- Si une colonne ne doit pas être importée, laissez Champ ignoré. Tant qu'il manque des champs requis, toutes les données s'affichent en rouge. Si certaines données restent en rouge à la fin de la mise en correspondance, c'est qu'elles ne correspondent pas au format attendu : passez le curseur dessus pour savoir pourquoi. La plupart du temps, les données sont quand même importées mais modifiées pour être conformes.
- Si vous avez copié les titres de colonne, cochez Ne pas importer les [1] premières lignes.
- Si une colonne comporte des données non prévues par HYPERPLANNING, choisissez la correspondance Famille qui vous permet de créer des champs non prévus. Si la nomenclature <Famille>donnée n'est pas respectée, HYPERPLANNING créera une famille A renommer.

Cliquez sur Importer : HYPERPLANNING propose de passer en mode Usage exclusif (les autres utilisateurs passent en mode Consultation le temps de l'import et vous pouvez choisir de ne pas conserver les données importées à la fin du processus).

HYPERPLANNING affiche un rapport avec le nombre de données importées, créées ou modifiées.
Fermez la fenêtre.
HYPERPLANNING propose d'enregistrer le format d'import, la mise en correspondance des champs avec les colonnes sera conservée pour tous les imports futurs de stages ou d'alternances.
Si vous êtiez en mode Usage exclusif cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.
Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez en enregistrant vos modifications.

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